Inhalts-Workflow: Rationalisierung der Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten

Der Content-Workflow ist ein Projektmanagementprozess , bei dem eine Idee in einen Inhalt verwandelt wird, der den Verbrauchern einen Mehrwert bietet. Content-Marketing-Teams nutzen ihn, um den Prozess der Inhaltserstellung zu optimieren , die Produktivität und Effizienz zu steigern und die höchste Qualität des Endprodukts zu gewährleisten.

Diese Form der Automatisierung umfasst mehrere Phasen und Werkzeuge, die der Rationalisierung bestimmter Prozesse dienen. Sie ist in zahlreichen Bereichen und Branchen weit verbreitet, vor allem bei Unternehmen und Inhaltsanbietern, die ihre Abläufe optimieren wollen.

In diesem Artikel gehen wir ausführlich auf den Content-Workflow ein, heben seine Vorteile hervor und erläutern seine Phasen. Außerdem stellen wir verschiedene Content-Workflow-Software-Tools für unterschiedliche Inhaltstypen vor.

Was ist Content Workflow?

Der Content-Workflow ist eine Reihe von Aufgaben, die erledigt werden müssen, um einen hochwertigen Inhalt rechtzeitig zu liefern. Er umfasst ein Inhaltsteam (oder einen Inhaltsersteller), Planungswerkzeuge und Ressourcen und beginnt mit einer Content-Marketing-Strategie und endet mit der Veröffentlichung.

Ein effektiver Arbeitsablauf umfasst neben den Phasen, die für die Erstellung von Inhalten erforderlich sind, auch Folgendes:

• Rollen innerhalb des Teams
• Dokumentation für jede Phase
• Zeitrahmen und Fristen

Ein gut definierter Content-Workflow verbessert die Gesamtproduktivität innerhalb eines Teams und verringert das Risiko von Engpässen.

Es gibt jedoch keine Einheitsgröße, wenn es um die Definition von Content-Workflows geht. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen Content-Teams den Prozess auf ihre Ziele, ihre Größe und die Art der Inhalte, die sie erstellen wollen, abstimmen.

Bedeutung des Content-Workflows

Ein solider Content-Workflow ist in dreifacher Hinsicht wichtig: Er erhöht die Effizienz, sorgt für eine gleichbleibende Qualität des Endprodukts und kann mit dem Wachstum des Teams mitwachsen.

Schauen wir uns all diese Vorteile im Detail an:

• Effizienz: Dank einer klaren Aufgabenteilung innerhalb eines Teams und einer optimierten Kommunikation zwischen den Teammitgliedern werden Zeit und andere Ressourcen effizienter genutzt. Die Transparenz der Zuständigkeiten jedes Einzelnen, von der Bereitstellung von Inhaltsvorgaben bis zur Genehmigung von Blogbeiträgen, ermöglicht eine sofortige Reaktion und eine schnelle Problemlösung, falls unterwegs Probleme auftreten.
• Konsistenz: Ein gut definierter Arbeitsablauf ermöglicht die rechtzeitige Bereitstellung der einzelnen Inhalte. Durch ständige Kommunikation, Planung und Terminierung verläuft der Prozess der Inhaltserstellung reibungslos, die Veröffentlichung ist konsistent und die Qualität des Endergebnisses ebenfalls. Darüber hinaus kann der Status jedes Inhalts verfolgt werden, so dass jede Aufgabe innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abgeschlossen werden kann.
• Skalierbarkeit: Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und die Straffung der mit der Inhaltsproduktion verbundenen Aufgaben ermöglichen eine nahtlose Skalierbarkeit des Inhalts-Workflows, wenn das Unternehmen wächst. Die damit einhergehende höhere Arbeitsbelastung ist dank Qualitätskontrolle, Konsistenz und Effizienz überschaubar, sodass keine Notwendigkeit besteht, Fristen, Ziele oder Inhaltsstandards zu opfern.

5 Stufen des Content-Workflows

Wie bereits erwähnt, umfasst ein Content-Workflow mehrere Phasen. In diesem Abschnitt werden wir sie alle durchgehen und sehen, wie aus einer Idee ein veröffentlichter Inhalt wird.

#1. Ideenfindung

Die Ideenfindungsphase bzw. Konzeptentwicklung beginnt in der Regel mit einem Brainstorming. Verschiedene Methoden wie Mindmapping, gemeinsame Diskussionen und freies Schreiben können die Kreativität im Team fördern.

Danach folgt die Recherche über die Zielgruppe, wobei Daten über Demografie, Vorlieben und Verhaltensweisen die Themenauswahl bestimmen.

Schließlich gibt es eine Analyse der inhaltlichen Lücken, bei der festgestellt wird, wo die Wettbewerber Defizite haben, und Bereiche ermittelt werden, in denen die vorhandenen Inhalte verbessert werden müssen.

Die Kombination aus kreativem Brainstorming, Daten und Analysen hilft Unternehmen und Content-Teams dabei, Ideen zu entwickeln, die bei ihrem Publikum Anklang finden.

#2. Planung

Die Planung umfasst die Gliederung des Inhalts und die Zeitplanung. Ersteres dient dazu, Ideen zu ordnen, Klarheit zu schaffen und einen logischen Fluss durch einen bestimmten Inhalt aufrechtzuerhalten. Sie hilft den Verfassern, nicht vom Thema abzuweichen und die vordefinierten inhaltlichen Ziele zu erreichen.

Die Zeitplanung erfolgt am besten mit einem Inhaltskalender, der wichtig ist, um den Überblick zu behalten, Fristen zu verwalten und konsistent und effizient zu veröffentlichen. Ein gut strukturierter Kalender hilft auch bei der Verwaltung des Arbeitsaufkommens, der Planung wichtiger Ereignisse und der Vorwegnahme von Inhaltsanforderungen, um sowohl die rechtzeitige Lieferung als auch die Qualität der Inhalte zu gewährleisten.

#3. Produktion

Bei der Produktion von Inhalten handelt es sich um die Erstellung von schriftlichen, visuellen und multimedialen Materialien, die bei der Zielgruppe Anklang finden und sie ansprechen sollen. Je nach Art des Inhalts kann dieser Prozess das Schreiben der Kernbotschaft, das Entwerfen von Bildmaterial und das Hinzufügen von Audio- und Videoelementen umfassen.

Branding, Formatierung und die Festlegung des Tonfalls sind in dieser Phase von entscheidender Bedeutung, da sie die Qualität und Konsistenz der Inhalte sicherstellen. Angesichts des Spektrums an Elementen, die ein Inhalt umfassen kann, ist eine ständige offene Kommunikation zwischen den Teammitgliedern unerlässlich, um ihn auf die strategischen Ziele abzustimmen.

#4. Überprüfung

Die Überprüfungsphase beginnt mit einem oder mehreren Durchgängen des Lektorats, wobei der Schwerpunkt auf Struktur, Grammatik, Rechtschreibung, Klarheit und Genauigkeit liegt. Etwaige Lücken, Fehler oder Unstimmigkeiten werden dann durch konstruktives Feedback von Redakteuren oder Content Managern behoben. Ziel ist es, dem Inhalt vor der Veröffentlichung den letzten Schliff zu geben, damit er den Marken- und Qualitätsstandards entspricht.

Nach der Umsetzung des Feedbacks folgen Überarbeitungen , um sicherzustellen, dass alle Probleme angesprochen und gelöst wurden. Wenn dies der Fall ist, wird der Inhalt genehmigt und kann veröffentlicht werden.

#5. Veröffentlichung

In der Veröffentlichungsphase wird der fertige Inhalt über verschiedene Plattformen verbreitet, um die Sichtbarkeit zu maximieren, damit er das Zielpublikum erreicht. Doch vor der eigentlichen Veröffentlichung kommt die SEO-Optimierung. Sie stellt sicher, dass die Schlüsselwörter, die Meta-Beschreibung und die Formatierung den vordefinierten Anforderungen entsprechen, um das Suchmaschinen-Ranking zu verbessern.

Ein optimierter Inhalt wird dann auf Websites oder Blogs veröffentlicht und über soziale Medien, E-Mails und Newsletter beworben, um Reichweite, Engagement, Traffic und Konversionsraten zu erhöhen.

2 Haupttypen von Content-Workflows

Es gibt zwei Arten von Inhalts-Workflows: aufgabenbasierte und statusbasierte Workflows. Schauen wir uns beide an und heben wir die Unterschiede zwischen ihnen hervor.

#1. Aufgabenbasierter Workflow

Ein aufgabenbasierter Workflow konzentriert sich auf das Aufgabenmanagement und unterteilt den Prozess in eine lineare Reihe konkreter Aufgaben. Jeder Schritt der Inhaltserstellung und -verteilung hat eine detaillierte Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum und ein bestimmtes Teammitglied, das daran arbeitet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jede Aufgabe abgeschlossen ist, bevor die nächste in Angriff genommen wird.

Diese Art von Content-Workflow eignet sich am besten für neu gebildete Teams mit wenig Erfahrung, da jedes Mitglied genau weiß, was seine Rolle und seine Aufgaben sind.

#2. Statusbasierter Workflow

Bei einem statusbasierten Arbeitsablauf geht es um die Verfolgung des Fortschritts, wobei jede Phase durch den Status(zugewiesen, in Arbeit, in Bearbeitung, in Prüfung und veröffentlicht) definiert wird, anstatt sich auf einzelne Aufgaben zu konzentrieren. Die Phasen enthalten keine detaillierten Beschreibungen der Arbeit, die sie mit sich bringen, sondern bieten einen flexiblen Ansatz für das betreffende Projekt.

Diese Art von Workflow ist in der Regel leichter zu verfolgen und gewährleistet die Fertigstellung von Projekten innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens. Er eignet sich eher für erfahrene Content-Teams, deren Mitglieder bereits mit dem Prozess vertraut sind.

3 Hauptrisiken eines mangelhaften Content-Workflows

Nachdem wir nun erklärt haben, wie wichtig es ist, den Prozess der Inhaltsentwicklung zu rationalisieren, wollen wir uns nun mit den Risiken eines schlechten Inhalts-Workflows befassen:

#1. Ineffizienz

Einem schlechten Content-Workflow mangelt es an mehreren Aspekten, vor allem an der Kommunikation innerhalb eines Teams und an einer klaren Aufteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten.

Diese Probleme wirken sich in mehrfacher Hinsicht direkt auf die Effizienz des Teams aus. Sie können zu Doppelarbeit (zwei oder mehr Personen übernehmen dieselbe Aufgabe), Missverständnissen, Zeitverschwendung (ein Teil des Inhalts kann zur Bearbeitung anstehen, ohne dass ein Redakteur es bemerkt) und schließlich zu verpassten Terminen führen.

#2. Inkonsistenz

Mangelnde Koordination innerhalb eines Content-Teams, die auf einen schlechten Arbeitsablauf zurückzuführen ist, kann zu einer inkonsistenten Qualität der Inhalte und des Markenauftritts führen. Es ist eine Kette von Ereignissen, die mit Missverständnissen beginnt, die zu Verwirrung über die Aufgabenzuweisung, die Rollen innerhalb eines Teams und die Fristen führen.

Dies kann dazu führen, dass die Inhalte übereilt erstellt werden, nicht auf das Ziel ausgerichtet sind und wichtige Elemente und Informationen fehlen. Dies kann sich negativ auf die Endkennzahlen und den Ruf der Marke auswirken.

#3. Burnout

Ein unklarer Content-Workflow oder sein völliges Fehlen führt zu Engpässen auf dem Weg, die mit einer geeigneten Content-Marketing-Strategie und einer guten Organisation vermieden werden könnten. Diese Engpässe sind zeit- und energieaufwendig und lassen wenig Raum für Kreativität.

Unter solchen Umständen sinkt die Moral des Teams und damit auch seine Produktivität. Ohne klar definierte Aufgaben besteht bei den Teammitgliedern die Gefahr eines Burnouts, was ihre Leistung weiter verringert und zu schlechten Endergebnissen beiträgt.

Entwicklung eines effektiven Content-Workflows: 4 grundsätzliche Schritte

In diesem Abschnitt werden wir den Prozess der Entwicklung eines effektiven Content-Workflows Schritt für Schritt aufschlüsseln, von der Festlegung des Ziels bis zur Automatisierung sich wiederholender und zeitraubender Aufgaben.

Fangen wir an.

#1. Ziele definieren

Ein solider Content-Workflow beginnt mit einem klar definierten Ziel , das auf breiteren Unternehmenszielen basiert. Ohne dieses Ziel ist der Prozess wie ein Haus ohne solides Fundament – instabil und einsturzgefährdet.

Die Festlegung der Anforderungen, z. B. Wortzahl, Tonfall und Themenumfang, ist entscheidend für die Entscheidung über die Art des Inhalts und die Verteilung der Ressourcen, ohne dass wertvolle Zeit und Energie verschwendet werden.

Wenn Ihr Ziel beispielsweise die Markenbekanntheit ist, kann ein fesselnder Beitrag in den sozialen Medien der richtige Weg sein. Umgekehrt ist eine E-Mail-Kampagne zur Bindung von Bestandskunden wahrscheinlich der bessere Ansatz.

#2. Aufgaben segmentieren

Die Aufteilung des Prozesses in Aufgaben hilft Ihnen, ihn zu rationalisieren und die für seine Erledigung benötigte Zeit mit größerer Genauigkeit zu bestimmen.

Sie können damit beginnen, alle Aufgaben, die das Projekt mit sich bringt, wie folgt aufzulisten:

• Erstellen einer Gliederung
• Zusammenstellung aller Elemente, einschließlich Text und Medien
• Schreiben des ersten Entwurfs
• Erstellung von Videoinhalten oder Bildmaterial
• Lektorat des schriftlichen Teils
• Umsetzung von Feedback
• Freigabe des fertigen Werks
• Planung der Buchungszeit
• Veröffentlichung des fertigen Materials

#3. Rollen zuweisen

Nun, da die Aufgaben definiert sind, müssen Sie jede einzelne davon der richtigen Person zuweisen und so für Transparenz während des gesamten Prozesses sorgen.

Schauen wir uns die übliche Rollenverteilung innerhalb eines Content-Teams an:

• Content-Strategen: Planung und allgemeine Content-Strategie
• SEO-Spezialisten: Entwicklung von Content-Briefs und Sicherstellung der SEO-Ausrichtung
• Content Writer: Ausarbeitung der ersten Version des Inhalts
• Redakteur: Korrekturlesen, Redigieren und Feedback geben
• Designer: Erstellung von Bildmaterial und Grafiken zur Aufwertung des Inhalts
• Content Manager: Überwachung des Redaktionskalenders, Analyse der Leistung und Verwaltung der Veröffentlichung

#4. Automatisieren von Prozessen

Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben mit Hilfe verschiedener Tools hilft Ihnen, die Prozesse zur Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten zu optimieren. So können sich die Teammitglieder auf ihre Aufgaben konzentrieren, ohne Zeit zu verschwenden, was die Effizienz des Teams steigert und die rechtzeitige Bereitstellung von Inhalten gewährleistet.

Ein solches Werkzeug ist Publerdas in erster Linie dazu dient, die Planung und Verteilung von Inhalten zu automatisieren. Es kann jedoch viel mehr als das, da es Ihnen ermöglicht, alle Ihre Social-Media-Konten zu verwalten und deren Leistung von einem Ort aus zu verfolgen, neben vielen anderen Funktionen.

Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

3 leistungsstarke Tools zur Optimierung des Content-Workflows

Content-Marketing-Tools gibt es in Hülle und Fülle, daher müssen Sie je nach Art der Inhalte und der Aufgaben, die Sie automatisieren möchten, entscheiden, welche für Ihre Bedürfnisse am besten geeignet sind. Sehen wir uns einige der am häufigsten verwendeten Tools für die verschiedenen Phasen eines Content-Workflows an.

#1. Trello

Trello ist ein hervorragendes Werkzeug für die Aufgabenverwaltung. Es verbessert die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams und hilft seinen Mitgliedern, ihre Aufgaben auf organisierte Weise zu erledigen. Trello verwendet Karten, Listen und Tafeln, um Teams dabei zu helfen, ihren Fortschritt zu überwachen und die Zuweisung von Aufgaben und Terminen zu erleichtern. Außerdem verfügt es über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die die Navigation erleichtert.

#2. Grammarly

Grammarly ist ein optimaler KI-Assistent zur Verbesserung geschriebener Inhalte. Autoren und Werbetexter können die Erweiterung zu ihrem Browser hinzufügen und ihren Text in Echtzeit auf Rechtschreib-, Grammatik- und Zeichensetzungsfehler überprüfen lassen. Zusätzlich zur Korrektheit überwacht Grammarly auch die Klarheit, das Engagement und die Übermittlung und hilft Ihnen so, Ihre Inhalte schon beim Schreiben zu optimieren.

#3. Publer

Publer ist eines der besten Tools für die Planung sozialer Medien die heute verfügbar sind. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Social-Media-Posts zu automatisieren, indem Sie das Datum, die Uhrzeit und die Zeitzone für jeden einzelnen Beitrag auswählen. Auf diese Weise können Sie Ihre Zielgruppen unabhängig von ihrem Standort zu den Hauptgeschäftszeiten erreichen.

Publer bietet auch:

• Bulk-Terminierung
• Medien-Integrationen
• Analytik und Berichterstattung
• Post-Customization

All diese Funktionen und noch viele mehr können bei der Optimierung Ihres Content-Workflows hilfreich sein, daher sollten Sie dieses Tool unbedingt ausprobieren.

Abschließende Überlegungen

Ein solider Content-Workflow mit klar definierten Aufgaben und Rollen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Effizienz innerhalb eines Content-Teams und für die rechtzeitige Bereitstellung von qualitativ hochwertigen Inhalten, die mit der Sprache und den Zielen der Marke übereinstimmen.

Von der Idee bis zur Veröffentlichung ist es ein langer Weg, daher sollten Sie ihn in Phasen unterteilen und sicherstellen, dass jedes Teammitglied seine Rolle mit klaren Zuständigkeiten wahrnimmt. Eine konsistente Kommunikation ist dafür unerlässlich, da sie das Risiko von Doppelarbeit, verpassten Terminen und möglichem Burnout verringert.

Zum Glück gibt es Content-Marketing-Tools, die Ihnen helfen können, verschiedene Teile des Prozesses zu automatisieren, z. B. die Aufgabenverwaltung, die Überprüfung von Inhalten und die Werbung in den sozialen Medien – das Sahnehäubchen auf einer erfolgreichen Content-Arbeit.