Las herramientas de colaboración de contenidos son programas que ayudan a las empresas a agilizar sus flujos de trabajo de creación de contenidos permitiendo una coordinación perfecta entre tareas. Suelen incluir funciones como el uso compartido de archivos, aprobaciones a varios niveles y comentarios en tiempo real que permiten a los equipos colaborar en diferentes tareas.
Dicho esto, existen herramientas específicas para distintos fines, algunas especializadas en la creación de contenidos y otras centradas en el intercambio de archivos. Para ayudarte a elegir el software adecuado, hablaremos de las características clave que debes buscar y compartiremos nuestro resumen de las principales herramientas de colaboración de contenidos que necesitas en tu estrategia.
¡Empecemos!
¿Qué son las herramientas de colaboración de contenidos?
Las herramientas de colaboración de contenidos son aplicaciones que facilitan a los equipos el trabajo conjunto en diversas tareas. Como su nombre indica, la colaboración de contenidos es el proceso de trabajar juntos en una tarea específica para producir contenidos. Sin embargo, debido a la naturaleza remota de algunos equipos, esto suele dar lugar a falta de comunicación, escaso compromiso y distribución desequilibrada del trabajo.
Según Harvard Business Review, la comunicación y la coordinación son dos de los principales retos del trabajo híbrido o a distancia. Afortunadamente, con las herramientas de colaboración de contenidos adecuadas, puedes evitar este problema y aumentar la productividad y eficiencia de tu equipo.
De hecho, es posible que ya esté utilizando algunos de estos programas en sus operaciones diarias. Algunos ejemplos comunes de herramientas de colaboración de contenidos incluyen software de comunicación como Slack y Zoom.
Más allá de la comunicación, también hay aplicaciones que puede utilizar para todos los aspectos de las campañas de marketing, la gestión de proyectos y la producción de contenidos, de las que hablaremos a continuación.
13+ Las mejores herramientas de colaboración de contenidos
Hemos recopilado y clasificado diferentes software de colaboración de contenidos en función de sus características y precios para ayudarle a elegir una herramienta que satisfaga sus necesidades sin arruinarse.
Veamos qué aplicaciones han entrado en nuestra lista de las mejores herramientas de colaboración de contenidos del mercado actual:
#1. Publer
Aunque se le conoce principalmente como una herramienta de programación de redes sociales, Publer en realidad tiene un montón de características que lo convierten en una herramienta de colaboración de contenido superior. Una de sus características definitorias es espacios de trabajo colaborativosen los que las empresas pueden coordinarse con sus equipos para impulsar los esfuerzos en las redes sociales.
Cada espacio de trabajo puede alojar un número ilimitado de miembros, con acceso personalizado para cada uno de ellos. Incluso puedes invitar a clientes al espacio de trabajo y utilizar nuestro proceso de aprobación de revisión en dos niveles para todas las publicaciones programadas.
Además, Publer ofrece una vista de calendario completa que muestra todo el contenido programado y publicado, lo que facilita la planificación y organización de futuras publicaciones. Los miembros pueden ver, editar y comentar las próximas publicaciones antes de publicarlas para asegurarse de que todo el mundo está alineado con los objetivos de la campaña.
Aunque las funciones del plan gratuito de Publer pueden ser limitadas, ofrece una versión de prueba gratuita de sus funciones de pago, para que puedas probarlas antes de decidirte a actualizar.
| Mejores prestaciones | Precios |
|---|---|
| Notas internas | Plan ilimitado gratuito |
| Etiquetas personalizables | Plan profesional: 12 $/mes |
| Gestión de activos en redes sociales | Plan de empresa: 21 $/mes |
| Espacios de trabajo ilimitados | |
| Autenticación de dos factores | |
| Herramienta AI Assist | |
| Integración de VistaCreate y Canva |
#2. Espacio de trabajo de Google
El siguiente software de la lista es Google Workspace (antes G Suite), una popular herramienta de colaboración para compartir archivos que está repleta de funciones para la colaboración y la comunicación de contenidos. Google Workspace incluye un completo conjunto de herramientas basadas en la nube:
- Google Drive
- Docs
- Hojas
- Diapositivas
- Calendario
- Conozca
- Chat
Estas aplicaciones permiten a los equipos gestionar fácilmente diferentes proyectos, con funciones como edición en tiempo real, sugerencias y archivos adjuntos. Google Workspace también cuenta con un impresionante almacenamiento en la nube que puede guardar hasta 5 TB de datos.
Dicho esto, sus planes de precios pueden ser bastante elevados, especialmente para las pequeñas empresas que sólo necesitan funciones específicas, ya que se facturan por usuario. Google Workspace también tiene opciones de personalización limitadas en comparación con otros programas de esta lista.
| Mejores prestaciones | Precios |
|---|---|
| Colaboración en tiempo real | 14 días de prueba gratuita |
| Excelentes medidas de seguridad | Plan Business Starter: 6,48 $/mes |
| Integración perfecta entre herramientas | Plan Business Standard: 12,96 $/mes |
| Plan Business Plus: 21,60 $/mes | |
| Plan para empresas: Precios personalizados |
#3. Bitrix24
Bitrix24 es un sistema de gestión de relaciones con los clientes con excelentes funciones de gestión de proyectos y comunicación en equipo, razón por la cual figura en nuestra lista de las mejores herramientas de colaboración de contenidos. Actúa como una intranet social que fomenta la colaboración a través de diagramas de Gantt, flujos de actividad y capacidades de mensajería instantánea.
Sin embargo, si usted está buscando un software fácil de usar y centrado en el contenido, Bitrix24 puede no ser para usted. Su conjunto completo de herramientas puede ser bastante abrumador, y todos sus planes de precios están en el lado caro.
| Mejores prestaciones | Precios |
|---|---|
| Control del tiempo | Plan ilimitado gratuito |
| Gestión de tareas | Plan básico: 61 $/mes |
| Compartir documentos | Plan estándar: 124 $/mes |
| Plan profesional: 249 $/mes | |
| Plan Enterprise: 499 $/mes |
#4. Caja
Al igual que Google Workspace, Box es una herramienta de colaboración de contenidos más conocida por sus capacidades para compartir archivos. Esta plataforma basada en la nube ofrece un eje centralizado donde los equipos pueden compartir y editar archivos de forma segura, organizar contenidos y comunicarse en tiempo real.
Los empresarios también tienen un control total sobre el acceso de los miembros y pueden gestionar quién puede ver, compartir o editar archivos. Por desgracia, para su precio, la herramienta es bastante básica, y la mayoría de sus funciones también se pueden encontrar en otros programas de esta lista. Algunos usuarios también han informado de que la carga y sincronización en la plataforma a veces puede ser lenta.
| Características | Precios |
|---|---|
| Múltiples opciones de privacidad | Para particulares |
| Transferencia de datos sin fisuras | Plan ilimitado gratuito |
| Integraciones de terceros | Plan Personal Pro: 16 $/mes |
| Para empresas (mínimo 3 usuarios) | |
| Plan Business Starter: 8 $/mes | |
| Plan de empresa: 24 $/mes | |
| Plan Business Plus: 39 $/mes | |
| Plan Enterprise: 54 $/mes | |
| Plan Enterprise Plus: Precios personalizados |
#5. ClickUp
ClickUp es una solución versátil de gestión de proyectos que ofrece un espacio de trabajo unificado en el que los equipos pueden trabajar en diferentes proyectos. Con funciones como la colaboración en documentos, vistas de diagramas de Gantt y revisión de archivos, puede ser una práctica herramienta de colaboración de contenidos tanto para pequeñas como para grandes empresas.
Además de estas funciones, ClickUp también cuenta con funciones de edición de texto enriquecido, seguimiento del tiempo y fijación de objetivos. Por desgracia, su plataforma es bastante compleja y puede suponer una curva de aprendizaje para los usuarios noveles.
| Mejores prestaciones | Precios |
|---|---|
| Integración de terceros | Plan gratuito para siempre |
| Gestión de la carga de trabajo | Plan ilimitado: 10 $/mes |
| Permisos personalizados | Plan de empresa: 19 $/mes |
| Plan para empresas: Precios personalizados |
#6. Trello
Trello es principalmente una plataforma visual de gestión de proyectos con grandes características, tales como tableros Kanban y la integración de terceros, que la convierten en una herramienta de colaboración de contenidos decente.
Gracias a su sencilla interfaz visual, los equipos pueden asignar fácilmente tareas a distintos miembros y automatizar los flujos de trabajo para aumentar la productividad. Además, puedes hacer un seguimiento de la progresión de las tareas mediante tarjetas y etiquetas, lo que garantiza que cada tarea se complete en el momento oportuno.
A pesar de sus excelentes capacidades de gestión, Trello carece de amplias funciones de creación de contenidos, y su herramienta para compartir documentos tiene un límite de tamaño en los planes de nivel inferior.
| Mejores prestaciones | Precios |
|---|---|
| Múltiples opciones de personalización | Plan ilimitado gratuito |
| Integraciones de terceros | Plan estándar: 6 $/mes |
| Interfaz fácil de usar | Plan Premium: 12,50 $/mes |
| Plan Enterprise: 17,50 $/mes facturados anualmente |
#7. Asana
Asana es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración de contenidos especializada en la gestión de flujos de trabajo y la eficiencia. Sus funciones de intercambio de archivos, gestión de tareas y seguimiento de proyectos permiten a las empresas colaborar en tareas.
La plataforma también ofrece múltiples métodos de comunicación, como comentarios de tareas, hilos de discusión y mensajería privada. Además, su gran capacidad de usuarios la convierte en una solución excelente y escalable para empresas de todos los tamaños.
Dicho esto, los planes de precios de Asana pueden ser bastante caros, y la mayoría de sus funciones avanzadas sólo están disponibles en los planes de nivel superior.
| Mejores prestaciones | Precios |
|---|---|
| Varias opciones de visualización del tablero | Plan ilimitado gratuito |
| Informes avanzados | Plan de inicio: 13,49 $/mes |
| Automatización | Plan avanzado: 30,49 $/mes |
| Plan para empresas: Precios personalizados | |
| Plan Enterprise+: Precios personalizados |
#8. Bit
Bit es una nueva herramienta de colaboración de contenidos que se centra en documentos interactivos en los que los equipos pueden editar contenidos, cargar activos y hacer un seguimiento del historial de versiones. La plataforma también incluye varias plantillas para diseño, educación y otros sectores, lo que facilita la redacción de documentos manteniendo la calidad.
Cuando trabajes con un equipo grande, puedes notificar a los miembros mediante menciones y proporcionar permisos personalizados para garantizar un flujo de trabajo fluido. Bit también cuenta con una biblioteca de contenidos donde puedes guardar activos digitales, como PDF, vídeos, hojas de cálculo y otros tipos de archivos.
Por desgracia, Bit no tiene aplicación móvil y ofrece una asistencia telefónica limitada para los usuarios de un plan gratuito, lo que puede resultar frustrante para quienes necesiten ayuda inmediata.
| Mejores prestaciones | Precios |
|---|---|
| Espacios de trabajo inteligentes | Plan ilimitado gratuito |
| Información exhaustiva | Plan Pro: 12 $/mes |
| Opciones para compartir fácilmente | Plan de empresa: 20 $/mes |
#9. Figma
A diferencia de otras herramientas de colaboración de contenidos de esta lista, Figma se especializa en la creación de contenidos visuales. Cuenta con potentes funciones de diseño que permiten a los usuarios crear ilustraciones, proyectos de diseño UI/UX y otros contenidos digitales.
Figma también cuenta con excelentes funciones de colaboración y comentarios, que ayudan a los equipos que trabajan en el mismo proyecto a comunicarse con claridad y alinearse en la dirección del diseño.
Aunque la aplicación ofrece un plan gratuito, es muy limitado y tendrás que suscribirte a planes superiores para acceder a todas sus funciones.
| Mejores prestaciones | Precios |
|---|---|
| Historial de versiones | Plan gratuito para el equipo inicial |
| Integraciones de terceros | Plan de equipo profesional: 15 $/mes |
| Almacenamiento ilimitado de archivos | Plan de organización: 45 $/mes |
| Plan Enterprise: 75 $/mes |
#10. Notion
Más allá de ser una herramienta de colaboración de contenidos, Notion es conocida por sus capacidades de gestión de proyectos. La aplicación admite varios formatos de contenido y cuenta con múltiples plantillas y opciones de personalización, lo que la convierte en uno de los mejores programas de software para la colaboración documental.
Con Notion, los usuarios pueden ver los cambios en los documentos en tiempo real, lo que facilita la colaboración y la comunicación en las distintas tareas. Los miembros también pueden organizar los documentos mediante etiquetas y estados para mejorar la eficiencia durante la creación de contenidos.
A pesar de su amplia variedad de funciones, Notion puede tener un poco de curva de aprendizaje, y su plan gratuito ofrece opciones de seguridad limitadas.
| Mejores prestaciones | Precios |
|---|---|
| Tableros Kanban | Plan ilimitado gratuito |
| Noción AI | Plan Plus: 12 $/mes |
| Gestión de documentos | Plan de empresa: 18 $/mes |
| Plan para empresas: Precios personalizados |
#11. BoostHQ
BoostHQ de SkyPrep se anuncia como una plataforma de intercambio de conocimientos, pero tiene todas las características de una herramienta de colaboración de contenidos de primer nivel. Permite a los usuarios categorizar contenidos por grupos y etiquetas, compartir archivos externos y comunicarse mediante comentarios y opiniones.
La plataforma también permite la colaboración a través de una comunidad de aprendizaje en línea, en la que los miembros pueden debatir y votar los contenidos cargados. A pesar de todas sus características, BoostHQ carece de capacidades de creación de contenidos y funciona principalmente como una aplicación para compartir y almacenar documentos.
| Mejores prestaciones | Precios |
|---|---|
| Extensión del navegador | 14 días de prueba gratuita |
| Análisis sólidos | Plan Lite: Precios personalizados |
| Integraciones de terceros | Plan Premium: Precios personalizados |
| Plan Enterprise Learning Suite: Precios personalizados |
#12. Chanty
Chanty es una popular herramienta de comunicación y colaboración de contenidos que combina funciones de mensajería y gestión de tareas. Con esta plataforma, puedes asignar tareas a distintos miembros, sincronizar archivos e incluso convertir mensajes en tareas.
Su interfaz fácil de usar también significa que los usuarios pueden integrar fácilmente el software en sus flujos de trabajo existentes para mejorar la eficiencia. Además, Chanty admite integraciones con múltiples aplicaciones de terceros, como Google Drive, lo que aumenta aún más su funcionalidad.
Por desgracia, el servicio de atención al cliente de la plataforma podría mejorar y su plan gratuito no incluye llamadas de audio o vídeo en grupo.
| Mejores prestaciones | Precios |
|---|---|
Función Teambook | Plan ilimitado gratuito |
| Llamadas de audio y vídeo | Plan de empresa: 4 $/mes |
| Tableros Kanban |
#13. Lunes
Monday es un versátil sistema de gestión de proyectos que proporciona un eje centralizado donde los equipos pueden colaborar en proyectos. Sus excelentes funciones de gestión de tareas, uso compartido de archivos y programación fomentan la eficiencia y la coordinación, por lo que figura en nuestra lista de mejores herramientas de colaboración de contenidos.
Los usuarios pueden visualizar fácilmente el progreso de los proyectos, fijar plazos y asignar responsabilidades, lo que mejora notablemente la productividad. Dicho esto, aunque Monday cobra por puesto, todos sus planes de pago requieren un mínimo de tres usuarios, lo que puede encarecer los costes.
| Mejores prestaciones | Precios |
|---|---|
| Comentario de tareas | Plan ilimitado gratuito |
| Múltiples plantillas | Plan básico: 36 $/mes |
| Vistas del tablero personalizables | Plan estándar: 42 $/mes |
| Plan Pro: 72 $/mes | |
| Plan para empresas: Precios personalizados |
#14. Fichero
Como herramienta de colaboración de contenidos, Filestage puede simplificar el proceso de intercambio y aprobación para los equipos creativos. Con este software, los usuarios pueden cargar, compartir y revisar distintos tipos de activos, incluidos medios y documentos, para agilizar los flujos de trabajo de contenidos.
Filestage también tiene funciones exclusivas, como herramientas de anotación y comentarios fotograma a fotograma, que pueden resultar muy útiles cuando se trabaja con contenidos de vídeo.
A pesar de todas sus características, la plataforma tiene opciones de personalización limitadas y una curva de aprendizaje pronunciada. Además, los usuarios a los que les gusta trabajar sobre la marcha se sentirán decepcionados al saber que Filestage no tiene una aplicación móvil.
| Mejores prestaciones | Precios |
|---|---|
| Control de versiones | Plan ilimitado gratuito |
| Automatización | Plan básico: 59 $/mes |
| Seguimiento de comentarios | Plan profesional: 299 $/mes |
| Plan para empresas: Precios personalizados |
5 características clave que debe tener una herramienta de colaboración de contenidos
Al seleccionar una herramienta de colaboración de contenidos, es importante mirar más allá de sus capacidades llamativas y centrarse en las características clave que pueden resolver la mayoría de los problemas del trabajo colaborativo.
Entre ellas figuran:
- Comentarios en tiempo real. Ya sea en forma de comentarios, sugerencias o mensajes directos, la comunicación sincrónica es crucial para la productividad y la eficiencia en la creación de contenidos, así que busque herramientas de colaboración de contenidos que le permitan proporcionar y ver comentarios en tiempo real. Esto también garantiza que todos los miembros del equipo estén en la misma página, lo que puede reducir los retrasos en el flujo de trabajo y fomentar un entorno de trabajo más dinámico.
- Aprobaciones multinivel. Contar con varios niveles de aprobación en tu herramienta de colaboración de contenidos garantiza que todos los contenidos publicados o entregados cumplan los objetivos del proyecto y sean de la máxima calidad. Publer, por ejemplo, ofrece un proceso de aprobación multinivel que incluye tanto aprobaciones externas (cliente) como internas (dirección).
- Funciones organizativas. Cuando se trabaja en equipo, puede resultar difícil hacer un seguimiento de todos los recursos y contenidos utilizados, por lo que las funciones de organización, como etiquetas, categorías y filtros, resultan esenciales. Esto permite a los usuarios buscar fácilmente lo que necesitan, lo que favorece un flujo de trabajo más eficiente.
- Integración con terceros. Como empresa, es probable que ya utilice varias plataformas en sus operaciones habituales, por lo que la herramienta de colaboración de contenidos que elija debe permitir una integración perfecta con estos programas. Esto ayudará a mejorar la funcionalidad y a reducir la necesidad de actualizaciones manuales entre los miembros del equipo.
- Seguridad robusta. Opte por herramientas de colaboración de contenidos con sólidas funciones de seguridad, autenticación multifactor o permisos personalizados para proteger todo su contenido. Después de todo, no querrás que se pongan en peligro activos valiosos, especialmente cuando trabajas para un cliente.
3 importantes ventajas de utilizar herramientas de colaboración de contenidos
Ahora que ya sabe qué es la colaboración de contenidos, vamos a hablar de las distintas ventajas que puede obtener al utilizar herramientas de colaboración de contenidos en sus operaciones empresariales:
#1. Aumenta la eficacia
Al proporcionar una plataforma unificada donde compartir contenidos y trabajar simultáneamente con varios usuarios, las herramientas de colaboración de contenidos pueden aumentar la eficiencia. Además, algunas de estas herramientas ofrecen automatización para tareas repetitivas, lo que ayudará a agilizar los flujos de trabajo y te permitirá hacer más cosas durante el día.
Por ejemplo, si está buscando una herramienta para mejorar los flujos de trabajo en las redes sociales y mejorar sus resultados en varias plataformas, las funciones de programación de Publer y las herramientas integradas de creación de contenidos le resultarán muy útiles.
#2. Mejora la comunicación
Con funciones que permiten la retroalimentación en tiempo real, las herramientas de colaboración de contenidos pueden mejorar significativamente la comunicación dentro de los equipos, lo que puede conducir a mejores resultados de los proyectos. Según el McKinsey Global Institute, el trabajador medio pasa el 28 % de su semana laboral simplemente respondiendo correos electrónicos, lo que puede suponer un retraso significativo en la eficiencia del lugar de trabajo.
Al mantener un flujo coherente de información, se asegura de que todos los miembros estén constantemente alineados en las tareas, lo que ayuda a evitar el incumplimiento de plazos o malentendidos en la dirección del contenido.
#3. Fomenta el trabajo en equipo
Los espacios de trabajo colaborativos de las herramientas de colaboración de contenidos fomentan una comunicación más abierta y permiten que distintos usuarios aporten su granito de arena a un proyecto, lo que puede fomentar el trabajo en equipo y, en última instancia, mejorar la productividad y la calidad de los contenidos.
Principales conclusiones
- Las herramientas de colaboración de contenidos son aplicaciones diseñadas para fomentar la coordinación entre sus usuarios mediante funciones de edición, comunicación y compartición de archivos en tiempo real.
- Publer, Trello y Figma son algunas de las mejores herramientas de colaboración de contenidos en las que puedes invertir para mejorar la eficiencia y el rendimiento.
- Las aprobaciones a varios niveles, la integración con terceros y una seguridad sólida son algunas de las características importantes que debe buscar en una herramienta de colaboración de contenidos.
- El uso de herramientas de colaboración de contenidos puede ayudar a aumentar la eficacia, mejorar la comunicación y fomentar el trabajo en equipo.