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Flusso di lavoro dei contenuti: Semplificare la creazione e la pubblicazione dei contenuti

Settembre 18, 2024
Flusso di lavoro dei contenuti: Semplificare la creazione e la pubblicazione dei contenuti

Il flusso di lavoro dei contenuti è un processo di gestione del progetto che trasforma un’idea in un contenuto che porta valore ai consumatori. I team di content marketing lo utilizzano per snellire il processo di creazione dei contenuti, aumentare la produttività e l’efficienza e garantire la massima qualità del prodotto finale.

Questa forma di automazione prevede diverse fasi e strumenti progettati per ottimizzare processi specifici. È ampiamente applicata in numerosi campi e settori, soprattutto tra le aziende e i creatori di contenuti che cercano di ottimizzare le loro operazioni.

In questo articolo parleremo in dettaglio del flusso di lavoro dei contenuti, sottolineandone i vantaggi e delineandone le fasi. Inoltre, presenteremo diversi strumenti software per il flusso di lavoro dei contenuti per diversi tipi di contenuti.

Che cos’è il flusso di lavoro dei contenuti?

Il flusso di lavoro dei contenuti è una serie di attività che devono essere completate per fornire un contenuto di alta qualità nei tempi previsti. Comprende un team di contenuti (o un creatore di contenuti), strumenti di pianificazione e risorse, a partire da una strategia di content marketing fino alla pubblicazione.

Oltre a delineare le fasi necessarie per completare il processo di produzione dei contenuti, un flusso di lavoro efficace include i seguenti elementi:

  • Ruoli all’interno del team
  • Documentazione per ogni fase
  • Tempi e scadenze

Un flusso di lavoro dei contenuti ben definito migliora la produttività complessiva di un team e riduce il rischio di colli di bottiglia.

Tuttavia, non esiste una soluzione unica quando si tratta di definire il flusso di lavoro dei contenuti. Per ottenere i migliori risultati, i team di contenuti devono adattare il processo in base agli obiettivi, alle dimensioni e al tipo di contenuti che intendono creare.

Importanza del flusso di lavoro dei contenuti

L’importanza di un solido flusso di lavoro sui contenuti è triplice: aumenta l’efficienza, consente una qualità costante del prodotto finito e può essere scalato con la crescita del team.

Esaminiamo tutti questi vantaggi in dettaglio:

  • Efficienza: Grazie a una chiara divisione dei ruoli all’interno di un team e a una comunicazione snella tra i suoi membri, il tempo e le altre risorse vengono utilizzati in modo più efficiente. La trasparenza delle responsabilità di ciascuno, dalla fornitura di briefing sui contenuti all’approvazione dei post del blog, consente una reazione immediata e una rapida risoluzione dei problemi in caso di problemi lungo il percorso.
  • Coerenza: Un flusso di lavoro dei contenuti ben definito consente la consegna tempestiva di ogni contenuto. Grazie alla comunicazione, alla pianificazione e alla programmazione costanti, il processo di creazione dei contenuti si svolge senza intoppi, la pubblicazione è coerente e la qualità del risultato finale è elevata. Inoltre, lo stato di ogni contenuto può essere monitorato in modo che ogni attività possa essere completata entro i tempi prestabiliti.
  • Scalabilità: L’automazione delle attività ripetitive, il miglioramento della collaborazione tra i membri del team e lo snellimento delle attività di produzione dei contenuti consentono una scalabilità continua del flusso di lavoro dei contenuti con la crescita dell’azienda. L’aumento del carico di lavoro che ne deriva è gestibile grazie al controllo della qualità, alla coerenza e all’efficienza, per cui non è necessario sacrificare scadenze, obiettivi o standard dei contenuti.

5 fasi del flusso di lavoro dei contenuti

Come già accennato, un flusso di lavoro sui contenuti comprende diverse fasi. In questa sezione le esamineremo tutte e vedremo come un’idea diventa un contenuto pubblicato.

#1. Ideazione

Una lampadina su un foglietto adesivo

La fase di ideazione, o sviluppo del concetto, inizia tipicamente con un brainstorming. Diversi metodi, come la mappatura mentale, le discussioni collaborative e la scrittura libera, possono aiutare a stimolare la creatività all’interno di un team.

Successivamente si passa alla ricerca del pubblico di riferimento, con i dati demografici, le preferenze e i comportamenti che guidano la selezione degli argomenti.

Infine, c’è un’analisi delle lacune dei contenuti, che determina dove i concorrenti sono carenti e identifica le aree in cui i contenuti esistenti devono essere migliorati.

La combinazione di brainstorming creativo, dati e analisi aiuta le aziende e i team che si occupano di contenuti a proporre idee in grado di suscitare l’interesse del pubblico.

#2. Pianificazione

La pianificazione comporta la delineazione dei contenuti e la programmazione. La prima serve a organizzare le idee, a garantire la chiarezza e a mantenere un flusso logico in un determinato contenuto. Aiuta gli scrittori a non andare fuori tema e a raggiungere gli obiettivi di contenuto predefiniti.

La programmazione è meglio effettuata con un calendario dei contenuti, importante per rimanere in carreggiata, gestire le scadenze e pubblicare in modo coerente ed efficiente. Un calendario ben strutturato aiuta anche a gestire i carichi di lavoro, a pianificare gli eventi chiave e ad anticipare i requisiti dei contenuti, assicurando consegne puntuali e qualità dei contenuti.

#3. Produzione

La produzione di contenuti è la creazione di materiali scritti, visivi e multimediali che risuonano con il pubblico di riferimento con l’obiettivo di coinvolgerlo. A seconda del tipo di contenuto, questo processo può comportare la scrittura del messaggio principale, la progettazione di immagini e l’aggiunta di elementi audio e video.

Il branding, la formattazione e la determinazione del tono di voce sono fondamentali in questa fase, in quanto garantiscono la qualità e la coerenza dei contenuti. Inoltre, dato lo spettro di elementi che un contenuto può comportare, una comunicazione aperta e costante tra i membri del team è essenziale per allinearlo agli obiettivi strategici.

#4. Recensione

La fase di revisione inizia con uno o più cicli di editing, con particolare attenzione a struttura, grammatica, ortografia, chiarezza e accuratezza. Eventuali lacune, errori o incongruenze vengono poi affrontati attraverso un feedback costruttivo che può provenire dai redattori o dai content manager. Lo scopo è quello di perfezionare il contenuto prima della pubblicazione, in modo che sia in linea con il marchio e con gli standard di qualità.

Dopo l’implementazione del feedback arrivano le revisioni per garantire che tutti i problemi siano stati affrontati e risolti. In caso affermativo, il contenuto è approvato e pronto per la pubblicazione.

#5. Editoria

Nella fase di pubblicazione, il contenuto finito viene distribuito sulle varie piattaforme per massimizzare la visibilità e raggiungere il pubblico di riferimento. Tuttavia, prima della pubblicazione vera e propria l’ottimizzazione SEO. Essa assicura che le parole chiave, la meta descrizione e la formattazione soddisfino i requisiti predefiniti per aumentare il posizionamento sui motori di ricerca.

Un contenuto ottimizzato viene poi pubblicato su siti web o blog e promosso attraverso i social media, le e-mail e le newsletter per aumentare la portata, il coinvolgimento, il traffico e i tassi di conversione.

2 tipi principali di flussi di lavoro dei contenuti

Esistono due tipi di flussi di lavoro per i contenuti: quelli basati sui compiti e quelli basati sullo stato. Esaminiamoli entrambi, evidenziandone le differenze.

#1. Flusso di lavoro basato sui compiti

Un flusso di lavoro basato sulle attività si concentra sulla gestione delle attività, suddividendo il processo in una serie lineare di compiti concreti. Ogni fase della creazione e della distribuzione dei contenuti ha una descrizione dettagliata, una data di scadenza e un membro specifico del team che se ne occupa. In questo modo, ci si assicura che ogni compito sia completato prima di passare al successivo.

Questo tipo di flusso di lavoro sui contenuti è più adatto ai team di nuova formazione con poca esperienza, poiché ogni membro conosce esattamente il proprio ruolo e le proprie responsabilità.

#2. Flusso di lavoro basato sullo stato

Un flusso di lavoro basato sullo stato si basa sul monitoraggio dei progressi, definendo ogni fase in base allo stato(assegnato, in corso, in modifica, in revisione e pubblicato) piuttosto che concentrarsi sui singoli compiti. Le fasi non includono descrizioni dettagliate del lavoro che comportano, ma offrono piuttosto un approccio flessibile al progetto in questione.

Questo tipo di flusso di lavoro è solitamente più facile da tracciare, garantendo il completamento dei progetti entro i tempi predefiniti. È più adatto a team di contenuti esperti, i cui membri hanno già familiarità con il processo.

3 rischi principali di un flusso di lavoro di contenuti insufficiente

Ora che abbiamo spiegato l’importanza di snellire il processo di sviluppo dei contenuti, analizziamo i rischi di un flusso di lavoro scadente:

#1. Inefficienza

Un flusso di lavoro povero di contenuti manca di diversi aspetti, primo fra tutti la comunicazione all’interno del team e una chiara divisione dei ruoli e delle responsabilità.

Questi problemi influenzano direttamente l’efficienza del team in diversi modi. Possono portare a raddoppiare gli sforzi (due o più persone possono occuparsi dello stesso compito), a incomprensioni, a perdite di tempo (un contenuto può essere in linea per l’editing senza che un redattore se ne accorga) e, infine, a scadenze non rispettate.

#2. Incoerenza

La mancanza di coordinamento all’interno di un team di contenuti che deriva da un flusso di lavoro inadeguato può portare a una qualità incoerente dei contenuti e della voce del marchio. Si tratta di una catena di eventi che inizia con una comunicazione errata, che porta alla confusione sull’assegnazione dei compiti, sui ruoli all’interno del team e sulle scadenze.

Di conseguenza, i contenuti possono essere creati frettolosamente e non allineati con l’obiettivo finale, mancando di elementi e informazioni importanti. Di conseguenza, può influire negativamente sulle metriche finali e sulla reputazione del marchio.

#3. Burnout

Un flusso di lavoro sui contenuti poco chiaro o la sua totale assenza crea colli di bottiglia lungo il percorso che potrebbero essere evitati con una strategia di content marketing adeguata e una buona organizzazione. Questi colli di bottiglia richiedono tempo ed energia, lasciando poco spazio alla creatività.

In queste circostanze, il morale del team diminuisce e così la sua produttività. Senza compiti chiaramente definiti, i membri del team sono a rischio di burnout, il che riduce ulteriormente il loro rendimento e contribuisce a risultati finali scadenti.

Sviluppare un flusso di lavoro efficace per i contenuti: 4 passi fondamentali

In questa sezione, analizzeremo passo dopo passo il processo di sviluppo di un flusso di lavoro efficace per i contenuti, dalla definizione dell’obiettivo all’automazione di attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo.

Cominciamo.

#1. Definizione degli obiettivi

Un solido flusso di lavoro sui contenuti inizia con un obiettivo ben definito , basato su obiettivi aziendali più ampi. Senza di esso, il processo è come una casa senza solide fondamenta: instabile e incline a crollare.

Delineare i requisiti, come il numero di parole, il tono di voce e la copertura degli argomenti, è fondamentale per decidere il tipo di contenuto e distribuire le risorse senza sprecare tempo ed energia preziosi.

Ad esempio, se l’obiettivo è la notorietà del marchio, un post accattivante sui social media può essere la soluzione migliore. Al contrario, per fidelizzare i clienti attuali, una campagna e-mail sarà probabilmente un approccio migliore.

#2. Segmentazione dei compiti

Suddividere il processo in attività aiuta a semplificarlo e a determinare con maggiore precisione il tempo necessario per il suo completamento.

Si può iniziare elencando tutti i compiti che il progetto comporta come segue:

  • Creazione di uno schema
  • Raccolta di tutti gli elementi, compresi testo e media
  • Scrivere la prima bozza
  • Creare contenuti video o immagini
  • Correzione della parte scritta
  • Implementazione del feedback
  • Approvazione del pezzo finito
  • Programmazione dell’orario di pubblicazione
  • Pubblicazione del materiale finito

#3. Assegnazione dei ruoli

Ora che i compiti sono stati definiti, è necessario assegnare ciascuno di essi alla persona giusta, garantendo la trasparenza dell’intero processo.

Esaminiamo una comune divisione dei ruoli all’interno di un team di contenuti:

  • Strateghi dei contenuti: pianificazione e strategia generale dei contenuti
  • Specialisti SEO: sviluppare brief di contenuto e garantire l’allineamento SEO
  • Content writer: redazione della prima versione del contenuto
  • Redattore: correzione di bozze, editing e feedback
  • Designer: creazione di elementi visivi e grafici per migliorare i contenuti
  • Content manager: monitoraggio del calendario editoriale, analisi delle performance e gestione della pubblicazione.

#4. Automazione dei processi

flusso di lavoro dei contenuti

L’automatizzazione delle attività ripetitive con l’ausilio di vari strumenti vi aiuterà ulteriormente a snellire i processi di creazione e pubblicazione dei contenuti. Permette ai membri del team di concentrarsi sui propri compiti senza perdere tempo, aumentando l’efficienza del team e garantendo la consegna tempestiva dei contenuti.

Uno di questi strumenti è Publerche è stato progettato principalmente per automatizzare la programmazione e la distribuzione dei contenuti. Tuttavia, è in grado di fare molto di più, in quanto consente di gestire tutti gli account dei social media e di monitorare le loro prestazioni dallo stesso luogo, oltre a molte altre funzioni.

Per saperne di più, si veda la prossima sezione.

3 potenti strumenti per ottimizzare il flusso di lavoro dei contenuti

Gli strumenti per il content marketing sono numerosi, quindi è necessario determinare quali sono i più adatti alle proprie esigenze, a seconda del tipo di contenuti e di attività che si desidera automatizzare. Vediamo alcuni dei più utilizzati per le diverse fasi del flusso di lavoro dei contenuti.

#1. Trello

Trello è uno strumento eccellente per la gestione dei compiti. Migliora la collaborazione all’interno di un team, aiutando i suoi membri a completare i compiti in modo organizzato. Trello utilizza schede, elenchi e tabelloni per aiutare i team a monitorare i loro progressi e facilitare l’assegnazione di compiti e scadenze. Inoltre, è dotato di un’interfaccia user-friendly che ne facilita la navigazione.

#2. Grammatica

Grammarly è un assistente AI ottimale per migliorare i contenuti scritti. Gli autori di contenuti e i copywriter possono aggiungere l’estensione al loro browser e far sì che l’applicazione analizzi il loro testo alla ricerca di errori di ortografia, grammatica e punteggiatura in tempo reale. Oltre alla correttezza, Grammarly monitora anche la chiarezza, l’impegno e la resa, aiutandovi a ottimizzare il vostro contenuto mentre lo scrivete.

#3. Publer

Publer è uno dei migliori strumenti di pianificazione dei social media disponibili oggi. Consente di automatizzare i post sui social media scegliendo la data, l’ora e il fuso orario per ciascuno di essi. In questo modo, potrete raggiungere il vostro pubblico di riferimento nelle ore di punta della sua attività, indipendentemente dalla sua posizione.

Publer offre anche:

Tutte queste funzioni e molte altre ancora possono essere utili per incrementare il flusso di lavoro dei contenuti, quindi assicuratevi di dare un’occhiata a questo strumento.

Pensieri finali

Un solido flusso di lavoro sui contenuti, con compiti e ruoli ben definiti, è fondamentale per mantenere l’efficienza all’interno di un team di contenuti e garantire la consegna tempestiva di contenuti di alta qualità in linea con la voce e gli obiettivi del marchio.

Il percorso dall’ideazione alla pubblicazione è lungo, quindi è necessario suddividerlo in fasi e assicurarsi che ogni membro del team svolga il proprio ruolo con responsabilità chiare. La coerenza nella comunicazione è essenziale per questo, in quanto riduce il rischio di lavoro ridondante, di scadenze non rispettate e di potenziale burnout.

Fortunatamente, esistono strumenti di content marketing che possono aiutarvi ad automatizzare diverse parti del processo, come la gestione delle attività, la revisione dei contenuti e la promozione sui social media, la ciliegina sulla torta di un contenuto di successo.

Domande frequenti

#1. What are the 5 stages of workflow?

Le cinque fasi del flusso di lavoro sono ideazione, pianificazione, produzione, revisione e pubblicazione.

#2. What are the 3 basic components of workflow?

I tre componenti fondamentali del flusso di lavoro sono il processo, le attività e le persone.

#3. What is the workflow in a content management system?

Il flusso di lavoro in un sistema di gestione dei contenuti è una sequenza di attività il cui completamento porta alla pubblicazione di un contenuto. Include i membri del team, le risorse e gli strumenti necessari per trasformare un’idea in un contenuto di alta qualità entro un periodo di tempo predefinito.

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