El flujo de trabajo de contenidos es un proceso de gestión de proyectos para convertir una idea en un contenido que aporte valor a los consumidores. Los equipos de marketing de contenidos lo utilizan para agilizar el proceso de creación de contenidos, aumentar la productividad y la eficiencia, y garantizar la máxima calidad del producto final.
Esta forma de automatización implica varias fases y herramientas diseñadas para agilizar procesos específicos. Se aplica ampliamente en numerosos campos e industrias, especialmente entre empresas y creadores de contenidos que buscan optimizar sus operaciones.
En este artículo hablaremos en detalle del flujo de trabajo de contenidos, destacando sus ventajas y describiendo sus etapas. Además, presentaremos varias herramientas de software de flujo de trabajo de contenidos para diferentes tipos de contenido.
¿Qué es el flujo de trabajo de contenidos?
El flujo de trabajo de contenidos es una serie de tareas que deben completarse para entregar a tiempo un contenido de alta calidad. Implica un equipo de contenidos (o creador de contenidos), herramientas de planificación y recursos, empezando por una estrategia de marketing de contenidos y terminando con la publicación.
Además de esbozar las fases necesarias para completar el proceso de producción de contenidos, un flujo de trabajo de contenidos eficaz incluye lo siguiente:
- Funciones dentro del equipo
- Documentación para cada etapa
- Calendario y plazos
Un flujo de trabajo de contenidos bien definido mejora la productividad general de un equipo y reduce el riesgo de cuellos de botella.
Sin embargo, no existe una fórmula única para definir el flujo de trabajo de contenidos. Para lograr los mejores resultados, los equipos de contenidos deben adaptar el proceso en función de sus objetivos, tamaño y tipo de contenido que pretenden crear.
Importancia del flujo de trabajo de contenidos
La importancia de un flujo de trabajo de contenidos sólido es triple: aumenta la eficacia, permite una calidad constante del producto final y puede adaptarse al crecimiento del equipo.
Repasemos todas estas ventajas en detalle:
- Eficacia: Gracias a una clara división de funciones dentro de un equipo y a una comunicación fluida entre sus miembros, el tiempo y otros recursos se utilizan de forma más eficiente. La transparencia de las responsabilidades de cada uno, desde el suministro de resúmenes de contenidos hasta la aprobación de las entradas del blog, permite una reacción inmediata y una rápida resolución de problemas en caso de que surja algún problema por el camino.
- Coherencia: Un flujo de trabajo de contenidos bien definido permite la entrega puntual de cada pieza de contenido. Con una comunicación, planificación y programación constantes, el proceso de creación de contenidos se desarrolla sin problemas, la publicación es coherente y también lo es la calidad del resultado final. Además, se puede hacer un seguimiento del estado de cada pieza de contenido para que cada tarea pueda completarse dentro del plazo predefinido.
- Escalabilidad: La automatización de las tareas repetitivas, la mejora de la colaboración entre los miembros del equipo y la racionalización de las tareas relacionadas con la producción de contenidos permiten una escalabilidad perfecta del flujo de trabajo de contenidos a medida que crece la empresa. El aumento de la carga de trabajo que conlleva es manejable gracias al control de calidad, la coherencia y la eficiencia, por lo que no hay necesidad de sacrificar los plazos, los objetivos o los estándares de contenido.
5 etapas del flujo de trabajo de contenidos
Como ya se ha dicho, un flujo de trabajo de contenidos consta de varias etapas. En esta sección, repasaremos todos ellos y veremos cómo una idea se convierte en un contenido publicado.
#1. Ideación
La fase de ideación, o desarrollo de conceptos, suele comenzar con una lluvia de ideas. Diferentes métodos, como los mapas mentales, los debates colaborativos y la escritura libre, pueden ayudar a despertar la creatividad dentro de un equipo.
Después viene la investigación del público objetivo, con datos sobre demografía, preferencias y comportamientos que guían la selección de temas.
Por último, se realiza un análisis de las carencias de contenido, que determina en qué aspectos fallan los competidores e identifica las áreas en las que es necesario mejorar el contenido existente.
La combinación de lluvia de ideas creativas, datos y análisis ayuda a las empresas y a los equipos de contenidos a encontrar ideas que resuenen entre su audiencia.
#2. Planificación
La planificación implica esbozar el contenido y programarlo. La primera sirve para organizar las ideas, garantizar la claridad y mantener un flujo lógico a lo largo de un contenido concreto. Ayuda a los redactores a no desviarse del tema y a cumplir los objetivos de contenido predefinidos.
La mejor forma de programar es con un calendario de contenidos, que es importante para mantener el rumbo, gestionar los plazos y publicar de forma coherente y eficaz. Un calendario bien estructurado también ayuda a gestionar la carga de trabajo, planificar eventos clave y anticiparse a las necesidades de contenidos, garantizando tanto la puntualidad de las entregas como la calidad de los contenidos.
#3. Producción
La producción de contenidos es la creación de materiales escritos, visuales y multimedia que lleguen al público destinatario con el objetivo de captar su atención. Dependiendo del tipo de contenido, este proceso puede implicar la redacción del mensaje principal, el diseño de elementos visuales y la adición de elementos de audio y vídeo.
La marca, el formato y la determinación del tono de voz son cruciales en esta fase, ya que garantizan la calidad y la coherencia del contenido. Además, dado el abanico de elementos que puede contener un contenido, la comunicación abierta y constante entre los miembros del equipo es esencial para alinearlo con los objetivos estratégicos.
#4. Consulte
La fase de revisión comienza con una o varias rondas de edición, centradas en la estructura, la gramática, la ortografía, la claridad y la precisión. Las lagunas, errores o incoherencias se corrigen con comentarios constructivos de los editores o gestores de contenidos. Su objetivo es pulir el contenido antes de publicarlo para que se ajuste a las normas de marca y calidad.
Tras la aplicación de los comentarios llegan las revisiones para garantizar que se han abordado y resuelto todos los problemas. Si es así, el contenido queda aprobado y listo para su publicación.
#5. Publicación
En la fase de publicación, el contenido finalizado se distribuye a través de plataformas para maximizar su visibilidad y que llegue al público objetivo. Sin embargo, antes de la publicación propiamente dicha hay que optimización SEO. Garantiza que las palabras clave, la meta descripción y el formato cumplan los requisitos predefinidos para mejorar la clasificación en los motores de búsqueda.
A continuación, se publica un contenido optimizado en sitios web o blogs y se promociona a través de redes sociales, correos electrónicos y boletines informativos para mejorar el alcance, la participación, el tráfico y las tasas de conversión.
2 Tipos principales de flujos de trabajo de contenidos
Existen dos tipos de flujos de trabajo de contenidos: los basados en tareas y los basados en estados. Repasemos ambos, destacando las diferencias entre ellos.
#1. Flujo de trabajo basado en tareas
Un flujo de trabajo basado en tareas se centra en la gestión de tareas, dividiendo el proceso en una serie lineal de tareas concretas. Cada paso de la creación y distribución de contenidos tiene una descripción detallada, una fecha de vencimiento y un miembro específico del equipo que trabaja en él. De este modo, se garantiza que cada tarea se complete antes de pasar a la siguiente.
Este tipo de flujo de trabajo de contenidos es el más adecuado para equipos recién formados y con poca experiencia, ya que cada miembro sabe exactamente cuál es su función y sus responsabilidades.
#2. Flujo de trabajo basado en el estado
Un flujo de trabajo basado en el estado consiste en realizar un seguimiento del progreso, definiendo cada fase por estado(asignada, en curso, en edición, en revisión y publicada) en lugar de centrarse en tareas individuales. Las fases no incluyen descripciones detalladas del trabajo que conllevan, sino que ofrecen un enfoque flexible del proyecto en cuestión.
Este tipo de flujo de trabajo suele ser más fácil de seguir y garantiza la finalización de los proyectos dentro del plazo predefinido. Es más adecuado para equipos de contenidos experimentados cuyos miembros ya están familiarizados con el proceso.
3 principales riesgos de un flujo de trabajo de contenidos deficiente
Ahora que hemos explicado la importancia de agilizar el proceso de desarrollo de contenidos, analicemos los riesgos de un flujo de trabajo de contenidos deficiente:
#1. Ineficiencia
Un flujo de trabajo de contenidos deficiente carece de varios aspectos, entre los que destacan la comunicación dentro de un equipo y una clara división de funciones y responsabilidades.
Estas cuestiones influyen directamente en la eficacia del equipo de varias maneras. Pueden dar lugar a duplicar esfuerzos (dos o más personas pueden encargarse de la misma tarea), malentendidos, pérdidas de tiempo (un contenido puede estar en la cola de edición sin que un redactor se dé cuenta) y, en última instancia, incumplimiento de plazos.
#2. Inconsistencia
La falta de coordinación dentro de un equipo de contenidos derivada de un flujo de trabajo deficiente puede dar lugar a una calidad de contenidos y una voz de marca incoherentes. Es una cadena de acontecimientos que comienza con la falta de comunicación, que lleva a la confusión sobre la asignación de tareas, las funciones dentro de un equipo y los plazos.
En consecuencia, el contenido puede crearse apresuradamente y desalinearse con el objetivo final, careciendo de elementos e información importantes. Como tal, puede afectar negativamente a las métricas finales y a la reputación de la marca.
#3. Burnout
Un flujo de trabajo de contenidos poco claro o su ausencia total crea cuellos de botella en el camino que podrían evitarse con una estrategia de marketing de contenidos adecuada y una buena organización. Estos cuellos de botella consumen tiempo y energía, dejando poco espacio para la creatividad.
En tales circunstancias, la moral del equipo decae, al igual que su productividad. Sin tareas claramente definidas, los miembros del equipo corren el riesgo de agotarse, lo que disminuye aún más su rendimiento y contribuye a obtener malos resultados finales.
Desarrollar un flujo de trabajo de contenidos eficaz: 4 pasos fundamentales
En esta sección, desglosaremos paso a paso el proceso de desarrollo de un flujo de trabajo de contenidos eficaz, desde el establecimiento del objetivo hasta la automatización de tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo.
Comencemos.
#1. Definición de objetivos
Un flujo de trabajo de contenidos sólido comienza con una meta bien definida basada en objetivos empresariales más amplios. Sin él, el proceso es como una casa sin cimientos sólidos: inestable y propensa a derrumbarse.
Esbozar los requisitos, como el recuento de palabras, el tono de voz y la cobertura temática, es crucial para decidir el tipo de contenido y distribuir los recursos sin perder un tiempo y una energía preciosos.
Por ejemplo, si su objetivo es dar a conocer su marca, una publicación cautivadora en las redes sociales puede ser el camino a seguir. Por el contrario, para retener a los clientes actuales, una campaña de correo electrónico será probablemente un mejor enfoque.
#2. Segmentación de tareas
Desglosar el proceso en tareas le ayuda a racionalizarlo y a determinar con mayor precisión el tiempo necesario para completarlo.
Puede empezar enumerando todas las tareas que conlleva el proyecto de la siguiente manera:
- Crear un esquema
- Reunir todos los elementos, incluidos el texto y los medios de comunicación
- Escribir el primer borrador
- Creación de contenidos de vídeo o visuales
- Corrección de la parte escrita
- Poner en práctica los comentarios
- Aprobación de la pieza acabada
- Programación de la hora de contabilización
- Publicación del material acabado
#3. Asignación de funciones
Una vez definidas las tareas, hay que asignar cada una de ellas a la persona adecuada, garantizando la transparencia en todo el proceso.
Repasemos una división común de funciones dentro de un equipo de contenidos:
- Estrategas de contenidos: planificación y estrategia general de contenidos
- Especialistas en SEO: elaboración de resúmenes de contenidos y alineación con el SEO
- Redactor de contenidos: redacción de la primera versión del contenido
- Editor: corrección de pruebas, edición y comentarios.
- Diseñadores: crean elementos visuales y gráficos para mejorar el contenido.
- Gestor de contenidos: seguimiento del calendario editorial, análisis del rendimiento y gestión de la publicación
#4. Automatización de procesos
La automatización de tareas repetitivas mediante diversas herramientas le ayudará a agilizar aún más los procesos de creación y publicación de contenidos. Permite a los miembros del equipo centrar su energía en sus tareas sin perder tiempo, aumentando la eficiencia del equipo y garantizando la entrega puntual de los contenidos.
Una de estas herramientas es Publerque está diseñada principalmente para automatizar la programación y distribución de contenidos. Sin embargo, puede hacer mucho más que eso, ya que te permite gestionar todas tus cuentas de redes sociales y hacer un seguimiento de su rendimiento desde el mismo lugar, entre otras muchas funciones.
Más información en la próxima sección.
3 potentes herramientas para optimizar el flujo de trabajo de contenidos
Herramientas de marketing de contenidos hay muchas, por lo que debes determinar cuáles se adaptan mejor a tus necesidades, en función del tipo de contenidos y tareas que quieras automatizar. Veamos algunas de las más utilizadas para las distintas fases de un flujo de trabajo de contenidos.
#1. Trello
Trello es una excelente herramienta para la gestión de tareas. Mejora la colaboración dentro de un equipo, ayudando a sus miembros a completar sus tareas de forma organizada. Trello utiliza tarjetas, listas y tableros para ayudar a los equipos a supervisar su progreso y facilitar la asignación de tareas y plazos. Además, tiene una interfaz fácil de usar que facilita la navegación.
#2. Grammarly
Grammarly es un asistente de IA óptimo para mejorar el contenido escrito. Los redactores y redactores de contenidos pueden añadir la extensión a sus navegadores y hacer que escanee su texto en busca de errores ortográficos, gramaticales y de puntuación en tiempo real. Además de la corrección, Grammarly también supervisa la claridad, el compromiso y la entrega, ayudándole a optimizar su contenido a medida que lo escribe.
#3. Publer
Publer es una de las mejores herramientas de programación de redes sociales disponibles en la actualidad. Te permite automatizar tus publicaciones en redes sociales eligiendo la fecha, la hora y la zona horaria de cada una de ellas. De esta forma, puedes llegar a tu público objetivo durante las horas de mayor actividad, independientemente de su ubicación.
Publer también ofrece:
- Programación masiva
- Integraciones multimedia
- Análisis e informes
- Post-personalización
Todas estas funciones y muchas más pueden ser útiles para impulsar el flujo de trabajo de contenidos, así que no dejes de echar un vistazo a esta herramienta.
Reflexiones finales
Un flujo de trabajo de contenidos sólido, con tareas y funciones bien definidas, es crucial para mantener la eficiencia dentro de un equipo de contenidos y garantizar la entrega puntual de contenidos de alta calidad en consonancia con la voz y los objetivos de la marca.
De la ideación a la publicación hay un largo trecho, así que debes dividirlo en fases y asegurarte de que cada miembro del equipo desempeña su papel con responsabilidades claras. La coherencia en la comunicación es esencial para que esto ocurra, ya que reduce el riesgo de trabajo redundante, incumplimiento de plazos y posible agotamiento.
Por suerte, existen herramientas de marketing de contenidos que pueden ayudarle a automatizar distintas partes del proceso, como la gestión de tareas, la revisión de contenidos y la promoción en redes sociales, que son la guinda del pastel de un contenido de éxito.
Preguntas frecuentes
#1. What are the 5 stages of workflow?
Las cinco etapas del flujo de trabajo son: ideación, planificación, producción, revisión y publicación.
#2. What are the 3 basic components of workflow?
Los tres componentes básicos del flujo de trabajo son los procesos, las tareas y las personas.
#3. What is the workflow in a content management system?
El flujo de trabajo en un sistema de gestión de contenidos es una secuencia de tareas cuya realización conduce a la publicación de un contenido. Incluye los miembros del equipo, los recursos y las herramientas necesarias para convertir una idea en un contenido de alta calidad en un plazo de tiempo predefinido.
Ervin Kalemi
