Les outils de collaboration de contenu sont des programmes qui aident les entreprises à rationaliser leurs flux de travail de création de contenu en permettant une coordination transparente des tâches. Ils sont souvent dotés de fonctions telles que le partage de fichiers, l’approbation à plusieurs niveaux et le retour d’information en temps réel, qui permettent aux équipes de collaborer sur différentes tâches.
Cela dit, il existe des outils spécifiques pour différents objectifs, certains étant spécialisés dans la création de contenu et d’autres dans le partage de fichiers. Pour vous aider à choisir le bon logiciel, nous allons examiner les principales caractéristiques à rechercher et partager notre classement des meilleurs outils de collaboration de contenu dont vous avez besoin dans votre stratégie.
C’est parti !
Que sont les outils de collaboration de contenu ?
Les outils de collaboration de contenu sont des applications qui permettent aux équipes de travailler plus facilement ensemble sur diverses tâches. Comme son nom l’indique, la collaboration de contenu consiste à travailler ensemble sur une tâche spécifique pour produire du contenu. Cependant, la nature distante de certaines équipes entraîne souvent une mauvaise communication, un engagement insuffisant et une répartition déséquilibrée du travail.
Selon la Harvard Business Review, la communication et la coordination sont deux des principaux défis du travail hybride ou à distance. Heureusement, avec les bons outils de collaboration de contenu, vous pouvez éviter ces problèmes et stimuler la productivité et l’efficacité de votre équipe.
En fait, vous utilisez peut-être déjà certains de ces programmes dans vos activités quotidiennes. Les logiciels de communication tels que Slack et Zoom sont des exemples courants d’outils de collaboration de contenu.
Au-delà de la communication, il existe également des applications que vous pouvez utiliser pour tous les aspects des campagnes de marketing, de la gestion de projet et de la production de contenu, que nous aborderons ci-dessous.
13+ Les meilleurs outils de collaboration de contenu
Nous avons compilé et classé différents logiciels de collaboration de contenu en fonction de leurs fonctionnalités et de leur prix afin de vous aider à choisir un outil qui réponde à vos besoins sans vous ruiner.
Voyons quelles applications ont été retenues dans notre liste des meilleurs outils de collaboration de contenu actuellement disponibles sur le marché :
#1. Publier
Bien qu’il soit surtout connu comme un outil de planification des médias sociaux, Publer possède en fait une multitude de fonctionnalités qui en font un outil de collaboration de contenu de premier plan. L’une de ses principales caractéristiques est la création d’espaces de travail collaboratifs. espaces de travail collaboratifsoù les entreprises peuvent coordonner leurs équipes pour stimuler leurs efforts en matière de médias sociaux.
Chaque espace de travail peut accueillir un nombre illimité de membres, avec un accès personnalisé pour chacun d’entre eux. Vous pouvez même inviter des clients à l’espace de travail et utiliser notre processus d’approbation à deux niveaux pour tous les messages programmés.
De plus, Publer offre une vue calendaire complète qui affiche tous les contenus programmés et publiés, facilitant ainsi la planification et l’organisation des futures publications. Les membres peuvent visualiser, éditer et commenter les posts à venir avant leur publication afin de s’assurer que tout le monde est aligné sur les objectifs de la campagne.
Bien que les fonctionnalités du plan gratuit de Publer puissent être limitées, il offre un essai gratuit pour les fonctionnalités payantes, afin que vous puissiez les tester avant de décider de passer à la version supérieure.
| Meilleures caractéristiques | Tarification |
|---|---|
| Notes internes | Plan gratuit illimité |
| Étiquettes personnalisables | Plan professionnel : 12 $/mois |
| Gestion des actifs des médias sociaux | Plan d’affaires : 21 $/mois |
| Espaces de travail illimités | |
| Authentification à deux facteurs | |
| Outil AI Assist | |
| Intégration de VistaCreate et Canva |
#2. Espace de travail Google
Le logiciel suivant sur la liste est Google Workspace (anciennement G Suite), un outil de collaboration populaire pour le partage de fichiers qui est doté de nombreuses fonctionnalités pour la collaboration et la communication de contenu. Google Workspace est livré avec une suite complète d’outils basés sur le cloud, notamment :
- Google Drive
- Docs
- Feuilles
- Diapositives
- Calendrier
- Rencontrer
- Chat
Ces applications permettent aux équipes de gérer facilement différents projets, grâce à des fonctionnalités telles que l’édition en temps réel, les suggestions et les pièces jointes. Google Workspace dispose également d’un espace de stockage en nuage impressionnant, pouvant stocker jusqu’à 5 To de données.
Cela dit, ses tarifs peuvent être assez élevés, en particulier pour les petites entreprises qui n’ont besoin que de fonctionnalités spécifiques, car ils sont facturés par utilisateur. Google Workspace offre également des options de personnalisation limitées par rapport à d’autres logiciels de cette liste.
| Meilleures caractéristiques | Tarification |
|---|---|
| Collaboration en temps réel | Essai gratuit de 14 jours |
| Excellentes mesures de sécurité | Plan Business Starter : 6,48 $/mois |
| Intégration transparente entre les outils | Plan Business Standard : 12,96 $/mois |
| Plan Business Plus : 21,60 $/mois | |
| Plan d’entreprise : Tarification personnalisée |
#3. Bitrix24
Bitrix24 est un système de gestion de la relation client doté d’excellentes fonctionnalités de gestion de projet et de communication d’équipe, ce qui explique qu’il figure dans notre liste des meilleurs outils de collaboration de contenu. Il agit comme un intranet social qui favorise la collaboration grâce à des diagrammes de Gantt, des flux d’activité et des capacités de messagerie instantanée.
Toutefois, si vous recherchez un logiciel convivial et axé sur le contenu, Bitrix24 n’est peut-être pas fait pour vous. Sa suite complète d’outils peut s’avérer assez écrasante, et tous ses plans tarifaires sont coûteux.
| Meilleures caractéristiques | Tarification |
|---|---|
| Suivi du temps | Plan gratuit illimité |
| Gestion des tâches | Plan de base : 61 $/mois |
| Partage de documents | Plan standard : 124 $/mois |
| Plan professionnel : 249 $/mois | |
| Plan Entreprise : 499 $/mois |
#4. Boîte
Comme Google Workspace, Box est un outil de collaboration de contenu surtout connu pour ses capacités de partage de fichiers. Cette plateforme basée sur le cloud fournit une plate-forme centralisée où les équipes peuvent partager et modifier des fichiers en toute sécurité, organiser le contenu et communiquer en temps réel.
Les propriétaires d’entreprise ont également un contrôle total sur l’accès des membres et peuvent gérer qui peut consulter, partager ou modifier des fichiers. Malheureusement, pour son prix, l’outil est assez basique, et la plupart de ses fonctionnalités peuvent être trouvées dans d’autres logiciels de cette liste. Certains utilisateurs ont également signalé que le téléchargement et la synchronisation sur la plateforme peuvent parfois être lents.
| Caractéristiques | Tarification |
|---|---|
| Plusieurs options de protection de la vie privée | Pour les particuliers |
| Transfert de données sans faille | Plan gratuit illimité |
| Intégrations de tiers | Plan personnel Pro : 16 $/mois |
| Pour les entreprises (minimum de 3 utilisateurs) | |
| Plan Business Starter : 8 $/mois | |
| Plan d’affaires : 24 $/mois | |
| Plan Business Plus : 39 $/mois | |
| Plan d’entreprise : 54 $/mois | |
| Plan Entreprise Plus : Tarification personnalisée |
#5. ClickUp
ClickUp est une solution de gestion de projet polyvalente qui offre un espace de travail unifié où les équipes peuvent travailler sur différents projets. Avec des fonctionnalités telles que la collaboration documentaire, l’affichage de diagrammes de Gantt et l’épreuvage de fichiers, il s’agit d’un outil de collaboration de contenu pratique pour les petites et les grandes entreprises.
En plus de ces fonctionnalités, ClickUp propose également des fonctions d’édition de texte enrichi, de suivi du temps et de définition d’objectifs. Malheureusement, sa plateforme est assez complexe et peut présenter une courbe d’apprentissage pour les nouveaux utilisateurs.
| Meilleures caractéristiques | Tarification |
|---|---|
| Intégration de tiers | Plan permanent gratuit |
| Gestion de la charge de travail | Plan illimité : 10 $/mois |
| Autorisations personnalisées | Plan d’affaires : 19 $/mois |
| Plan d’entreprise : Tarification personnalisée |
#6. Trello
Trello est principalement une plateforme de gestion de projet visuelle avec de grandes fonctionnalités, telles que tableaux Kanban et l’intégration de tiers, qui en font un outil de collaboration de contenu décent.
Grâce à son interface visuelle simple, les équipes peuvent facilement attribuer des tâches à différents membres et automatiser les flux de travail afin d’accroître la productivité. De plus, vous pouvez suivre la progression des tâches à l’aide de cartes et d’étiquettes, ce qui vous permet de vous assurer que chaque tâche est achevée dans les délais impartis.
Malgré ses excellentes capacités de gestion, Trello manque de fonctionnalités de création de contenu et son outil de partage de documents est limité en taille dans les plans de niveau inférieur.
| Meilleures caractéristiques | Tarification |
|---|---|
| Plusieurs options de personnalisation | Plan gratuit illimité |
| Intégrations de tiers | Plan standard : 6 $/mois |
| Interface conviviale | Plan Premium : 12,50 $/mois |
| Plan Entreprise : 17,50 $/mois facturés annuellement |
#7. Asana
Asana est un outil de gestion de projet et de collaboration de contenu spécialisé dans la gestion du flux de travail et l’efficacité. Ses fonctionnalités de partage de fichiers, de gestion des tâches et de suivi des projets permettent aux entreprises de collaborer sur les tâches.
La plateforme offre également de multiples méthodes de communication, notamment les commentaires sur les tâches, les fils de discussion et la messagerie privée. De plus, son nombre élevé d’utilisateurs en fait une solution idéale et évolutive pour les entreprises de toutes tailles.
Cela dit, les plans tarifaires d’Asana peuvent être assez onéreux et la plupart de ses fonctionnalités avancées ne sont disponibles que dans les plans de niveau supérieur.
| Meilleures caractéristiques | Tarification |
|---|---|
| Plusieurs options de visualisation du tableau | Plan gratuit illimité |
| Rapports avancés | Plan de démarrage : 13,49 $/mois |
| Automatisation | Plan avancé : 30,49 $/mois |
| Plan d’entreprise : Tarification personnalisée | |
| Plan Entreprise+ : Tarification personnalisée |
#8. Bit
Bit est un nouvel outil de collaboration de contenu qui se concentre sur les documents interactifs où les équipes peuvent modifier le contenu, télécharger des ressources et suivre l’historique des versions. La plateforme propose également plusieurs modèles pour le design, l’éducation et d’autres secteurs, ce qui facilite la rédaction de documents tout en maintenant la qualité.
Lorsque vous travaillez avec une grande équipe, vous pouvez informer les membres par le biais de mentions et fournir des autorisations personnalisées pour assurer un flux de travail fluide. Bit dispose également d’une bibliothèque de contenu où vous pouvez enregistrer des ressources numériques, notamment des PDF, des vidéos, des feuilles de calcul et d’autres types de fichiers.
Malheureusement, Bit n ‘a pas d’application mobile et offre une assistance téléphonique limitée aux utilisateurs d’un plan gratuit, ce qui peut être frustrant pour ceux qui ont besoin d’une assistance immédiate.
| Meilleures caractéristiques | Tarification |
|---|---|
| Espaces de travail intelligents | Plan gratuit illimité |
| Un aperçu complet | Plan pro : 12 $/mois |
| Des options de partage faciles | Plan d’affaires : 20 $/mois |
#9. Figma
Contrairement aux autres outils de collaboration de contenu de cette liste, Figma est spécialisé dans la création de contenu visuel. Il dispose de puissantes fonctionnalités de conception qui permettent aux utilisateurs de créer des illustrations, des projets de conception UI/UX et d’autres contenus numériques.
Figma dispose également d’excellentes capacités de collaboration et de commentaires, qui aident les équipes travaillant sur le même projet à communiquer clairement et à s’aligner sur l’orientation du design.
Bien que l’application propose un plan gratuit, celui-ci est extrêmement limité et vous devrez vous abonner à des plans de niveau supérieur pour accéder à toutes ses fonctionnalités.
| Meilleures caractéristiques | Tarification |
|---|---|
| Historique des versions | Plan gratuit pour l’équipe de départ |
| Intégrations de tiers | Plan d’équipe professionnelle : 15 $/mois |
| Stockage illimité de fichiers | Plan d’organisation : 45 $/mois |
| Plan d’entreprise : 75 $/mois |
#10. Notion
En plus d’être un outil de collaboration de contenu, Notion est connu pour ses capacités de gestion de projet. L’application prend en charge différents formats de contenu et propose de nombreux modèles et options de personnalisation, ce qui en fait l’un des meilleurs logiciels de collaboration documentaire.
Avec Notion, les utilisateurs peuvent voir les modifications apportées aux documents en temps réel, ce qui facilite la collaboration et la communication sur différentes tâches. Les membres peuvent également organiser les documents à l’aide d’étiquettes et de statuts afin d’améliorer l’efficacité lors de la création de contenu.
Malgré sa grande variété de fonctionnalités, Notion peut être un peu difficile à apprendre, et son plan gratuit offre des options de sécurité limitées.
| Meilleures caractéristiques | Tarification |
|---|---|
| Tableaux Kanban | Plan gratuit illimité |
| Notion AI | Plan Plus : 12 $/mois |
| Gestion des documents | Plan d’affaires : 18 $/mois |
| Plan d’entreprise : Tarification personnalisée |
#11. BoostHQ
BoostHQ de SkyPrep est présenté comme une plateforme de partage de connaissances, mais il possède toutes les caractéristiques d’un outil de collaboration de haut niveau. Il permet aux utilisateurs de classer le contenu par groupes et par étiquettes, de partager des fichiers externes et de communiquer par le biais de commentaires et de réactions.
La plateforme favorise également la collaboration grâce à une communauté d’apprentissage en ligne, où les membres peuvent discuter et voter sur les contenus téléchargés. Malgré toutes ses fonctionnalités, BoostHQ manque de capacités de création de contenu et fonctionne principalement comme une application de partage et de stockage de documents.
| Meilleures caractéristiques | Tarification |
|---|---|
| Extension de navigateur | Essai gratuit de 14 jours |
| Des analyses robustes | Plan Lite : Tarification personnalisée |
| Intégrations de tiers | Plan Premium : Tarification personnalisée |
| Plan Enterprise Learning Suite : Tarification personnalisée |
#12. Chanty
Chanty est un outil de communication et de collaboration de contenu populaire qui combine des capacités de messagerie et de gestion des tâches. Grâce à cette plateforme, vous pouvez assigner des tâches à différents membres, synchroniser des fichiers et même transformer des messages en tâches.
Son interface conviviale signifie également que les utilisateurs peuvent facilement intégrer le logiciel dans leurs flux de travail existants pour améliorer l’efficacité. De plus, Chanty prend en charge les intégrations avec de nombreuses applications tierces telles que Google Drive, ce qui renforce encore sa fonctionnalité.
Malheureusement, l’assistance clientèle de la plateforme peut être améliorée, et son offre gratuite ne comprend pas les appels audio ou vidéo de groupe.
| Meilleures caractéristiques | Tarification |
|---|---|
Fonctionnalité de Teambook | Plan gratuit illimité |
| Appels audio et vidéo | Plan d’affaires : 4 $/mois |
| Tableaux Kanban |
#13. Lundi
Monday est un système de gestion de projet polyvalent qui fournit un centre centralisé où les équipes peuvent collaborer sur des projets. Ses excellentes fonctionnalités de gestion des tâches, de partage de fichiers et de planification favorisent l’efficacité et la coordination, ce qui explique qu’il figure dans notre liste des meilleurs outils de collaboration de contenu.
Les utilisateurs peuvent facilement visualiser l’avancement des projets, fixer des délais et attribuer des responsabilités, ce qui améliore considérablement la productivité. Cela dit, Monday facture par siège et tous ses plans payants requièrent un minimum de trois utilisateurs, ce qui peut faire grimper les coûts.
| Meilleures caractéristiques | Tarification |
|---|---|
| Commentaire sur les tâches | Plan gratuit illimité |
| Modèles multiples | Plan de base : 36 $/mois |
| Vues personnalisées du tableau | Plan standard : 42 $/mois |
| Plan pro : 72 $/mois | |
| Plan d’entreprise : Tarification personnalisée |
#14. Filestage
En tant qu’outil de collaboration de contenu, Filestage peut simplifier le processus de partage et d’approbation pour les équipes créatives. Grâce à ce logiciel, les utilisateurs peuvent télécharger, partager et examiner différents types de ressources, notamment des médias et des documents, afin de rationaliser les flux de travail.
Filestage dispose également de fonctionnalités uniques, telles que des outils d’annotation et un retour d’information image par image, qui peuvent s’avérer pratiques lorsque l’on travaille sur du contenu vidéo.
Malgré toutes ses fonctionnalités, la plateforme présente des options de personnalisation limitées et une courbe d’apprentissage abrupte. De plus, les utilisateurs qui aiment travailler en déplacement seront déçus d’apprendre que Filestage n’a pas d’application mobile.
| Meilleures caractéristiques | Tarification |
|---|---|
| Contrôle des versions | Plan gratuit illimité |
| Automatisation | Plan de base : 59 $/mois |
| Suivi des commentaires | Plan professionnel : 299 $/mois |
| Plan d’entreprise : Tarification personnalisée |
5 caractéristiques clés à rechercher dans un outil de collaboration de contenu
Lors de la sélection d’un outil de collaboration de contenu, il est important d’aller au-delà des capacités tape-à-l’œil et de se concentrer sur les fonctionnalités clés qui peuvent résoudre la plupart des problèmes liés au travail collaboratif.
Il s’agit notamment de
- Retour d’information en temps réel. Que ce soit sous la forme de commentaires, de suggestions ou de messages directs, la communication synchrone est essentielle à la productivité et à l’efficacité de la création de contenu, c’est pourquoi vous devez rechercher des outils de collaboration de contenu qui vous permettent de fournir et de consulter des commentaires en temps réel. Cela permet également de s’assurer que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde, ce qui peut réduire les retards dans le flux de travail et favoriser un environnement de travail plus dynamique.
- Approbations à plusieurs niveaux. Le fait de disposer d’approbations à plusieurs niveaux dans votre outil de collaboration de contenu garantit que l’ensemble du contenu publié ou livré répond aux objectifs du projet et est de la plus haute qualité. Publer, par exemple, offre un processus d’approbation à plusieurs niveaux qui comprend à la fois des approbations externes (clients) et internes (direction).
- Fonctions d’organisation. Lorsqu’on travaille en équipe, il peut être difficile de garder une trace de toutes les ressources et de tous les contenus utilisés, c’est pourquoi les fonctions d’organisation telles que les étiquettes, les catégories et les filtres deviennent essentielles. Elles permettent aux utilisateurs de rechercher facilement ce dont ils ont besoin, ce qui favorise un flux de travail plus efficace.
- Intégration avec des tiers. En tant qu’entreprise, vous utilisez probablement déjà plusieurs plateformes dans le cadre de vos activités régulières. L’outil de collaboration de contenu que vous choisissez doit donc permettre une intégration transparente avec ces programmes. Cela permettra d’améliorer la fonctionnalité et de réduire le besoin de mises à jour manuelles entre les membres de l’équipe.
- Sécurité renforcée. Optez pour des outils de collaboration de contenu dotés de fonctions de sécurité robustes, d’une authentification multifactorielle ou d’autorisations personnalisées pour protéger l’ensemble de votre contenu. Après tout, vous ne voulez pas que des actifs précieux soient compromis, en particulier lorsque vous travaillez pour un client.
3 avantages importants de l’utilisation d’outils de collaboration de contenu
Maintenant que vous savez ce qu’est la collaboration de contenu, examinons les différents avantages que vous pouvez tirer de l’utilisation d’outils de collaboration de contenu dans le cadre de vos activités professionnelles :
#1. Amélioration de l’efficacité
En fournissant une plateforme unifiée où vous pouvez partager du contenu et travailler simultanément avec plusieurs utilisateurs, les outils de collaboration de contenu peuvent renforcer l’efficacité. En outre, certains de ces outils permettent d’automatiser les tâches répétitives, ce qui contribue à rationaliser les flux de travail et vous permet d’accomplir davantage de choses au cours de la journée.
Par exemple, si vous cherchez un outil pour améliorer les flux de travail sur les médias sociaux et améliorer vos résultats sur différentes plateformes, les fonctions de planification et les outils de création de contenu intégrés de Publer vous seront certainement utiles.
#2. Améliore la communication
Grâce à des fonctionnalités permettant un retour d’information en temps réel, les outils de collaboration de contenu peuvent améliorer de manière significative la communication au sein des équipes, ce qui peut conduire à de meilleurs résultats pour les projets. Selon le McKinsey Global Institute, le travailleur moyen passe 28 % de sa semaine de travail à répondre à des courriels, ce qui peut entraîner un retard important dans l’efficacité du lieu de travail.
En maintenant un flux d’informations cohérent, vous vous assurez que tous les membres sont constamment alignés sur les tâches, ce qui permet d’éviter les délais non respectés ou les malentendus quant à l’orientation du contenu.
#3. Promouvoir le travail d’équipe
Les espaces de travail collaboratifs des outils de collaboration de contenu encouragent une communication plus ouverte et permettent à différents utilisateurs d’apporter leur contribution à un projet, ce qui peut favoriser le travail d’équipe et, en fin de compte, améliorer la productivité et la qualité du contenu.
Principaux enseignements
- Les outils de collaboration de contenu sont des applications conçues pour promouvoir la coordination entre leurs utilisateurs grâce à des capacités d’édition, de communication et de partage de fichiers en temps réel.
- Publer, Trello et Figma sont quelques-uns des meilleurs outils de collaboration de contenu dans lesquels vous pouvez investir pour améliorer votre efficacité et vos performances.
- Les approbations à plusieurs niveaux, l’intégration de tiers et une sécurité solide sont des caractéristiques importantes que vous devez rechercher dans un outil de collaboration de contenu.
- L’utilisation d’outils de collaboration de contenu peut contribuer à accroître l’efficacité, à améliorer la communication et à promouvoir le travail d’équipe.
Ervin Kalemi
