Gli strumenti di collaborazione sui contenuti sono programmi che aiutano le aziende a semplificare i flussi di lavoro per la creazione di contenuti , consentendo un coordinamento continuo tra le attività. Spesso sono dotati di funzioni come la condivisione dei file, le approvazioni multilivello e il feedback in tempo reale che consentono ai team di collaborare su diverse attività.
Tuttavia, esistono strumenti specifici per scopi diversi: alcuni sono specializzati nella creazione di contenuti, altri nella condivisione di file. Per aiutarvi a scegliere il software giusto, vi illustreremo le caratteristiche principali da ricercare e condivideremo la nostra carrellata dei migliori strumenti di collaborazione sui contenuti di cui avete bisogno nella vostra strategia.
Iniziamo!
Cosa sono gli strumenti di collaborazione dei contenuti?
Gli strumenti di collaborazione sui contenuti sono applicazioni che facilitano la collaborazione dei team su vari compiti. Come suggerisce il nome, la collaborazione sui contenuti è il processo di lavorare insieme su un compito specifico per produrre contenuti. Tuttavia, a causa della natura remota di alcuni team, questo porta spesso a una cattiva comunicazione, a uno scarso coinvolgimento e a una distribuzione del lavoro non equilibrata.
Secondo l’Harvard Business Review, la comunicazione e il coordinamento sono due delle principali sfide del lavoro ibrido o a distanza. Fortunatamente, con i giusti strumenti di collaborazione sui contenuti, è possibile evitare questo problema e aumentare la produttività e l’efficienza del team.
In realtà, potreste già utilizzare alcuni di questi programmi nelle vostre attività quotidiane. Alcuni esempi comuni di strumenti di collaborazione sui contenuti sono i software di comunicazione come Slack e Zoom.
Oltre alla comunicazione, esistono anche applicazioni che possono essere utilizzate per tutti gli aspetti delle campagne di marketing, della gestione dei progetti e della produzione di contenuti, di cui parleremo qui di seguito.
13+ Migliori strumenti di collaborazione dei contenuti
Abbiamo stilato una classifica di diversi software per la collaborazione sui contenuti in base alle loro caratteristiche e ai loro prezzi, per aiutarvi a scegliere uno strumento che soddisfi le vostre esigenze senza spendere troppo.
Vediamo quali sono le applicazioni che hanno fatto parte della nostra lista dei migliori strumenti di collaborazione sui contenuti presenti oggi sul mercato:
#1. Publer
Sebbene sia noto soprattutto come strumento di pianificazione dei social media, Publer ha in realtà un’infinità di funzioni che lo rendono un ottimo strumento di collaborazione sui contenuti. Una delle sue caratteristiche principali è spazi di lavoro collaboratividove le aziende possono coordinarsi con i loro team per incrementare gli sforzi sui social media.
Ogni spazio di lavoro può ospitare un numero illimitato di membri, con accesso personalizzato per ciascuno di essi. Potete anche invitare i clienti all’area di lavoro e utilizzare il nostro processo di approvazione a due livelli per tutti i post programmati.
Inoltre, Publer offre una calendario completo che mostra tutti i contenuti programmati e pubblicati, facilitando la pianificazione e l’organizzazione dei post futuri. I membri possono visualizzare, modificare e commentare i prossimi post prima della pubblicazione, per garantire che tutti siano allineati con gli obiettivi della campagna.
Sebbene le funzioni del piano gratuito di Publer possano essere limitate, Publer offre una prova gratuita per le funzioni a pagamento, in modo da poterle testare prima di decidere di effettuare l’aggiornamento.
| Le migliori caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
| Note interne | Piano gratuito illimitato |
| Etichette personalizzabili | Piano professionale: 12 dollari al mese |
| Gestione delle risorse dei social media | Piano aziendale: $21/mese |
| Spazi di lavoro illimitati | |
| Autenticazione a due fattori | |
| Strumento AI Assist | |
| Integrazione di VistaCreate e Canva |
#2. Spazio di lavoro Google
Il prossimo software dell’elenco è Google Workspace (ex G Suite), un popolare strumento di collaborazione per la condivisione di file , ricco di funzioni per la collaborazione e la comunicazione dei contenuti. Google Workspace è dotato di una suite completa di strumenti basati sul cloud, tra cui:
- Google Drive
- Documenti
- Lenzuola
- Diapositive
- Calendario
- Incontrare
- Chat
Queste applicazioni consentono ai team di gestire facilmente diversi progetti, con funzioni come la modifica in tempo reale, i suggerimenti e gli allegati ai file. Google Workspace dispone anche di uno spazio di archiviazione in cloud che può contenere fino a 5 TB di dati.
Detto questo, i suoi piani tariffari possono essere piuttosto elevati, soprattutto per le piccole imprese che hanno bisogno solo di funzioni specifiche, in quanto vengono fatturati per utente. Google Workspace ha anche limitate opzioni di personalizzazione rispetto ad altri software di questo elenco.
| Le migliori caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
| Collaborazione in tempo reale | 14 giorni di prova gratuita |
| Misure di sicurezza eccellenti | Piano Business Starter: $6,48/mese |
| Integrazione perfetta tra gli strumenti | Piano Business Standard: $12,96/mese |
| Piano Business Plus: $21,60/mese | |
| Piano aziendale: Prezzi personalizzati |
#3. Bitrix24
Bitrix24 è un sistema di gestione delle relazioni con i clienti dotato di eccellenti funzionalità di gestione dei progetti e di comunicazione tra i team, motivo per cui rientra nella nostra lista dei migliori strumenti di collaborazione sui contenuti. Funziona come una social intranet che favorisce la collaborazione attraverso diagrammi di Gantt, flussi di attività e funzionalità di messaggistica istantanea.
Tuttavia, se cercate un software facile da usare e incentrato sui contenuti, Bitrix24 potrebbe non fare al caso vostro. La sua suite completa di strumenti può essere piuttosto opprimente e tutti i suoi piani tariffari sono costosi.
| Le migliori caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
| Tracciamento del tempo | Piano gratuito illimitato |
| Gestione dei compiti | Piano base: $61/mese |
| Condivisione dei documenti | Piano standard: 124 dollari al mese |
| Piano professionale: 249 dollari al mese | |
| Piano Enterprise: 499 dollari al mese |
#4. Scatola
Come Google Workspace, Box è uno strumento di collaborazione dei contenuti noto soprattutto per le sue capacità di condivisione dei file. Questa piattaforma basata sul cloud fornisce un hub centralizzato dove i team possono condividere e modificare i file in modo sicuro, organizzare i contenuti e comunicare in tempo reale.
I proprietari delle aziende hanno anche il pieno controllo sull’accesso dei membri e possono gestire chi può visualizzare, condividere o modificare i file. Sfortunatamente, per il suo prezzo, lo strumento è piuttosto elementare e la maggior parte delle sue funzioni possono essere trovate anche in altri software di questo elenco. Alcuni utenti hanno anche segnalato che il caricamento e la sincronizzazione sulla piattaforma possono essere talvolta lenti.
| Caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
| Molteplici opzioni di privacy | Per gli individui |
| Trasferimento dati senza soluzione di continuità | Piano gratuito illimitato |
| Integrazioni di terze parti | Piano Personal Pro: $16/mese |
| Per le aziende (minimo 3 utenti) | |
| Piano Business Starter: $8/mese | |
| Piano aziendale: 24 dollari al mese | |
| Piano Business Plus: 39 dollari al mese | |
| Piano Enterprise: $54/mese | |
| Piano Enterprise Plus: Prezzi personalizzati |
#5. ClickUp
ClickUp è una soluzione versatile per la gestione dei progetti che offre uno spazio di lavoro unificato in cui i team possono lavorare su progetti diversi. Grazie a funzioni come la collaborazione tra documenti, la visualizzazione dei diagrammi di Gantt e la correzione dei file, può essere un pratico strumento di collaborazione per le piccole e grandi imprese.
Oltre a queste caratteristiche, ClickUp vanta anche funzionalità di editing di testi ricchi, tracciamento del tempo e definizione degli obiettivi. Purtroppo, la sua piattaforma è piuttosto complessa e può presentare una curva di apprendimento per chi si avvicina per la prima volta.
| Le migliori caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
| Integrazione di terze parti | Piano gratuito per sempre |
| Gestione del carico di lavoro | Piano illimitato: $10/mese |
| Autorizzazioni personalizzate | Piano aziendale: $19/mese |
| Piano aziendale: Prezzi personalizzati |
#6. Trello
Trello è principalmente una piattaforma visiva per la gestione dei progetti con ottime caratteristiche, come ad esempio Schede Kanban e l’integrazione con terze parti, che lo rendono un valido strumento di collaborazione sui contenuti.
Grazie alla sua semplice interfaccia visiva, i team possono assegnare facilmente i compiti ai diversi membri e automatizzare i flussi di lavoro per aumentare la produttività. Inoltre, è possibile tenere traccia dell’avanzamento dei compiti attraverso schede ed etichette, assicurando che ogni compito venga completato in modo tempestivo.
Nonostante le sue eccellenti capacità di gestione, Trello manca di ampie funzioni di creazione di contenuti e il suo strumento di condivisione dei documenti ha un limite di dimensioni nei piani di livello inferiore.
| Le migliori caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
| Molteplici opzioni di personalizzazione | Piano gratuito illimitato |
| Integrazioni di terze parti | Piano standard: $6/mese |
| Interfaccia facile da usare | Piano Premium: 12,50 dollari/mese |
| Piano Enterprise: $17,50/mese con fatturazione annuale |
#7. Asana
Asana è uno strumento di gestione dei progetti e di collaborazione sui contenuti, specializzato nella gestione del flusso di lavoro e nell’efficienza. Le sue funzionalità di condivisione dei file, gestione delle attività e tracciamento dei progetti consentono alle aziende di collaborare alle attività.
La piattaforma offre anche diversi metodi di comunicazione, tra cui commenti sulle attività, discussioni e messaggistica privata. Inoltre, il suo elevato numero di utenti la rende una soluzione ideale e scalabile per le aziende di tutte le dimensioni.
Detto questo, i piani tariffari di Asana possono essere piuttosto costosi e la maggior parte delle sue funzioni avanzate sono disponibili solo nei piani di livello superiore.
| Le migliori caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
| Diverse opzioni di visualizzazione della scheda | Piano gratuito illimitato |
| Reporting avanzato | Piano iniziale: $13,49/mese |
| Automazione | Piano avanzato: $30,49/mese |
| Piano aziendale: Prezzi personalizzati | |
| Piano Enterprise+: Prezzi personalizzati |
#8. Bit
Bit è un nuovo strumento di collaborazione sui contenuti che si concentra su documenti interattivi in cui i team possono modificare i contenuti, caricare risorse e tenere traccia della cronologia delle versioni. La piattaforma è inoltre dotata di diversi modelli per il design, l’istruzione e altri settori, che rendono più facile la stesura di documenti mantenendo la qualità.
Quando si lavora con un team numeroso, si possono inviare notifiche ai membri attraverso le menzioni e fornire autorizzazioni personalizzate per garantire un flusso di lavoro regolare. Bit dispone anche di una libreria di contenuti in cui è possibile salvare risorse digitali, tra cui PDF, video, fogli di calcolo e altri tipi di file.
Purtroppo Bit non dispone di un’applicazione mobile e offre un’assistenza telefonica limitata per gli utenti con un piano gratuito, il che può essere frustrante per chi ha bisogno di assistenza immediata.
| Le migliori caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
| Spazi di lavoro intelligenti | Piano gratuito illimitato |
| Approfondimenti completi | Piano Pro: 12 dollari al mese |
| Opzioni di condivisione semplici | Piano aziendale: $20/mese |
#9. Figma
A differenza degli altri strumenti di collaborazione sui contenuti di questo elenco, Figma è specializzato nella creazione di contenuti visivi. Dispone di potenti funzioni di progettazione che consentono agli utenti di creare illustrazioni, progetti di design UI/UX e altri contenuti digitali.
Figma vanta anche eccellenti capacità di collaborazione e funzioni di commento, che aiutano i team che lavorano allo stesso progetto a comunicare chiaramente e ad allinearsi sulla direzione del design.
Sebbene l’app offra un piano gratuito, questo è estremamente limitato e per accedere a tutte le sue funzioni è necessario sottoscrivere un piano di livello superiore.
| Le migliori caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
| Storia della versione | Piano gratuito per il team Starter |
| Integrazioni di terze parti | Piano team professionale: $15/mese |
| Archiviazione illimitata dei file | Piano organizzativo: 45 dollari al mese |
| Piano Enterprise: 75 dollari al mese |
#10. Nozione
Oltre che per la collaborazione sui contenuti, Notion è nota per le sue capacità di gestione dei progetti. L’applicazione supporta diversi formati di contenuto e vanta molteplici modelli e opzioni di personalizzazione, che la rendono uno dei migliori programmi software per la collaborazione documentale.
Con Notion, gli utenti possono vedere le modifiche ai documenti in tempo reale, rendendo più facile la collaborazione e la comunicazione su diverse attività. I membri possono anche organizzare i documenti utilizzando etichette e stati per migliorare l’efficienza durante la creazione dei contenuti.
Nonostante l’ampia varietà di funzioni, Notion può presentare una curva di apprendimento un po’ complessa e il suo piano gratuito offre opzioni di sicurezza limitate.
| Le migliori caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
| Schede Kanban | Piano gratuito illimitato |
| Nozione AI | Piano Plus: 12 dollari al mese |
| Gestione dei documenti | Piano aziendale: $18/mese |
| Piano aziendale: Prezzi personalizzati |
#11. BoostHQ
BoostHQ di SkyPrep è pubblicizzato come una piattaforma di condivisione delle conoscenze, ma ha tutte le caratteristiche di un ottimo strumento di collaborazione dei contenuti. Permette agli utenti di classificare i contenuti per gruppi e tag, di condividere file esterni e di comunicare attraverso commenti e feedback.
La piattaforma supporta anche la collaborazione attraverso una comunità di apprendimento online, dove i membri possono discutere e votare i contenuti caricati. Tuttavia, nonostante le sue caratteristiche, BoostHQ manca di capacità di creazione di contenuti e funziona principalmente come un’applicazione per la condivisione e l’archiviazione di documenti.
| Le migliori caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
| Estensione del browser | 14 giorni di prova gratuita |
| Analisi robuste | Piano Lite: Prezzi personalizzati |
| Integrazioni di terze parti | Piano Premium: Prezzi personalizzati |
| Piano Enterprise Learning Suite: Prezzi personalizzati |
#12. Chanty
Chanty è un popolare strumento di comunicazione e collaborazione di contenuti che combina funzionalità di messaggistica e di gestione delle attività. Con questa piattaforma è possibile assegnare compiti a diversi membri, sincronizzare file e persino trasformare i messaggi in attività.
Grazie alla sua interfaccia user-friendly, gli utenti possono integrare facilmente il software nei loro flussi di lavoro esistenti per migliorare l’efficienza. Inoltre, Chanty supporta le integrazioni con diverse applicazioni di terze parti, come Google Drive, potenziando ulteriormente la sua funzionalità.
Purtroppo l’assistenza clienti della piattaforma può essere migliorata e il piano gratuito non include le chiamate audio o video di gruppo.
| Le migliori caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
Funzione Teambook | Piano gratuito illimitato |
| Chiamate audio e video | Piano aziendale: $4/mese |
| Schede Kanban |
#13. Lunedì
Monday è un sistema versatile di gestione dei progetti che fornisce un hub centralizzato dove i team possono collaborare ai progetti. Le sue eccellenti funzioni di gestione delle attività, condivisione dei file e pianificazione promuovono l’efficienza e il coordinamento, motivo per cui rientra nella nostra lista dei migliori strumenti di collaborazione dei contenuti.
Gli utenti possono visualizzare facilmente l’avanzamento dei progetti, stabilire le scadenze e assegnare le responsabilità, migliorando notevolmente la produttività. Detto questo, mentre Monday fa pagare per ogni posto, tutti i suoi piani a pagamento richiedono un minimo di tre utenti, il che può far lievitare i costi.
| Le migliori caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
| Commento dell’attività | Piano gratuito illimitato |
| Modelli multipli | Piano base: 36 dollari al mese |
| Visualizzazioni della scheda personalizzabili | Piano standard: 42 dollari al mese |
| Piano Pro: 72 dollari al mese | |
| Piano aziendale: Prezzi personalizzati |
#14. Filestage
Come strumento di collaborazione dei contenuti, Filestage può semplificare il processo di condivisione e approvazione per i team creativi. Con questo software, gli utenti possono caricare, condividere e rivedere diversi tipi di risorse, compresi media e documenti, per ottimizzare i flussi di lavoro dei contenuti.
Filestage dispone anche di funzioni uniche, come gli strumenti di annotazione e il feedback fotogramma per fotogramma, che possono essere utili quando si lavora su contenuti video.
Nonostante tutte le sue caratteristiche, la piattaforma presenta opzioni di personalizzazione limitate e una curva di apprendimento ripida. Inoltre, gli utenti che amano lavorare in movimento saranno delusi dal fatto che Filestage non dispone di un’applicazione mobile.
| Le migliori caratteristiche | Prezzi |
|---|---|
| Controllo della versione | Piano gratuito illimitato |
| Automazione | Piano base: 59 dollari al mese |
| Tracciamento dei commenti | Piano professionale: 299 dollari al mese |
| Piano aziendale: Prezzi personalizzati |
5 caratteristiche chiave da ricercare in uno strumento di collaborazione dei contenuti
Quando si sceglie uno strumento di collaborazione per i contenuti, è importante guardare oltre le sue capacità appariscenti e concentrarsi sulle caratteristiche principali che possono risolvere la maggior parte dei problemi del lavoro collaborativo.
Questi includono:
- Feedback in tempo reale. Che si tratti di commenti, suggerimenti o messaggi diretti, la comunicazione sincrona è cruciale per la produttività e l’efficienza nella creazione di contenuti, quindi cercate strumenti di collaborazione sui contenuti che vi permettano di fornire e vedere i feedback in tempo reale. In questo modo si garantisce che tutti i membri del team siano sulla stessa pagina, riducendo i ritardi nel flusso di lavoro e favorendo un ambiente di lavoro più dinamico.
- Approvazioni a più livelli. La presenza di approvazioni a più livelli nel vostro strumento di collaborazione sui contenuti assicura che tutti i contenuti pubblicati o consegnati soddisfino gli obiettivi del progetto e siano della massima qualità. Publer, ad esempio, offre un processo di approvazione a più livelli che comprende sia approvazioni esterne (clienti) che interne (management).
- Funzioni organizzative. Quando si lavora con un team, può essere difficile tenere traccia di tutte le risorse e i contenuti utilizzati, quindi le funzioni organizzative come etichette, categorie e filtri diventano essenziali. Queste funzioni consentono agli utenti di cercare facilmente ciò di cui hanno bisogno, favorendo un flusso di lavoro più efficiente.
- Integrazione con terze parti. In qualità di azienda, è probabile che si utilizzino già diverse piattaforme per le operazioni ordinarie, quindi la scelta dello strumento di collaborazione sui contenuti deve consentire una perfetta integrazione con questi programmi. Ciò contribuirà a migliorare la funzionalità e a ridurre la necessità di aggiornamenti manuali da parte dei membri del team.
- Sicurezza robusta. Optate per strumenti di collaborazione sui contenuti con solide funzioni di sicurezza, autenticazione a più fattori o autorizzazioni personalizzate per proteggere tutti i vostri contenuti. Dopo tutto, non volete che le risorse preziose vengano compromesse, soprattutto quando lavorate per un cliente.
3 importanti vantaggi dell’utilizzo degli strumenti di collaborazione dei contenuti
Ora che sapete cos’è la collaborazione sui contenuti, parliamo dei diversi vantaggi che potete ottenere utilizzando gli strumenti di collaborazione sui contenuti nelle vostre attività aziendali:
#1. Aumenta l’efficienza
Fornendo una piattaforma unificata in cui è possibile condividere i contenuti e lavorare simultaneamente con più utenti, gli strumenti di collaborazione dei contenuti possono rafforzare l’efficienza. Inoltre, alcuni di questi strumenti offrono l’automazione per le attività ripetitive, contribuendo a snellire i flussi di lavoro e consentendo di ottenere maggiori risultati durante la giornata.
Ad esempio, se state cercando uno strumento per migliorare i flussi di lavoro sui social media e migliorare i vostri risultati su varie piattaforme, le funzioni di pianificazione e gli strumenti di creazione di contenuti integrati di Publer vi saranno sicuramente utili.
#2. Migliora la comunicazione
Grazie alle funzioni che consentono un feedback in tempo reale, gli strumenti di collaborazione sui contenuti possono migliorare significativamente la comunicazione all’interno dei team, con conseguenti migliori risultati dei progetti. Secondo il McKinsey Global Institute, il lavoratore medio trascorre il 28% della sua settimana lavorativa rispondendo semplicemente alle e-mail, il che può comportare un notevole ritardo nell’efficienza del luogo di lavoro.
Mantenendo un flusso coerente di informazioni, si assicura che tutti i membri siano costantemente allineati sui compiti da svolgere, contribuendo a evitare scadenze mancate o incomprensioni nella direzione dei contenuti.
#3. Promuove il lavoro di squadra
Gli spazi di lavoro collaborativi negli strumenti di collaborazione dei contenuti incoraggiano una comunicazione più aperta e consentono a diversi utenti di fornire il proprio contributo a un progetto, il che può promuovere il lavoro di squadra e, in ultima analisi, migliorare la produttività e la qualità dei contenuti.
Punti di forza
- Gli strumenti di collaborazione dei contenuti sono applicazioni progettate per promuovere il coordinamento tra gli utenti attraverso funzionalità di editing, comunicazione e condivisione di file in tempo reale.
- Publer, Trello e Figma sono alcuni dei migliori strumenti di collaborazione sui contenuti in cui investire per migliorare l’efficienza e le prestazioni.
- Le approvazioni a più livelli, l’integrazione con terze parti e una solida sicurezza sono alcune caratteristiche importanti da ricercare in uno strumento di collaborazione dei contenuti.
- L’utilizzo di strumenti di collaborazione sui contenuti può contribuire ad aumentare l’efficienza, a migliorare la comunicazione e a promuovere il lavoro di squadra.
Ervin Kalemi
